7 funkcí hlavního administrativního asistenta

funkce administrativního asistenta jsou to úkoly pomoci a doprovodu k běžným činnostem, které společnost vyvíjí. Proto jsou zásadní pro efektivní fungování stejného zařízení.

Tyto činnosti jsou obvykle variabilní podle oblasti podnikání společnosti, ve které pracují. Například ve specializovaných kancelářích, jako jsou advokátní kanceláře, mají účastníci obvykle zvláštní školení pro výkon určitých činností.

Existují však funkce společné pro všechny oblasti, které se obvykle točí kolem distribuce a správy informací v rámci kanceláře. To zahrnuje správu dokumentů, archivů a organizaci akcí.

Tyto aktivity však mohou být mnohem širší. Někdy se administrativní asistenti musí zabývat i zpracováním účetních informací a dokonce garantovat fungování technologických zdrojů společnosti.

7 hlavních funkcí administrativního asistenta

1. Správa dokumentů

Jednou z hlavních funkcí administrativního asistenta je pomáhat členům úřadu při řízení dokumentů a spisů.

Obvykle se tento úkol týká ukládání, organizace a správy souborů.

Při určitých příležitostech však budete také muset psát, upravovat a kontrolovat dokumenty.

V některých společnostech jsou dokonce požádáni, aby si diktovali dopisy nebo poznámky a zaznamenávali zápisy z jednání, která se konají.

V některých případech, například při jednání s advokátní kanceláří, je pro splnění těchto funkcí vyžadováno specializované školení: administrativní asistent musí porozumět terminologii a právním postupům..

Na druhé straně potřebují administrativní asistenti, kteří pracují v oblasti medicíny, různé znalosti. Musí mít nezbytné školení pro jednání s pacienty a čtení lékařských zpráv.

2. Plánování událostí

Plánování kancelářských akcí je obvykle také odpovědností administrativních asistentů. Velikost této odpovědnosti může být proměnlivá podle velikosti společnosti.

Akce může být prostě schůzka nebo pracovní oběd, ale může to být i kongres nebo větší obchodní párty.

V každém případě musí asistent řídit všechna kritéria týkající se události.

To zahrnuje kontaktování dodavatelů, rezervace, výběr nabídek a dekorace. Zahrnuje také kontakt, pozvání a potvrzení účastníků, mluvčích a mluvčích v případě, že je to nutné.

3. Tváří v tvář uživatelům a návštěvníkům

Pozornost pro uživatele je obvykle jedním z nejčastějších úkolů administrativních asistentů. Publikum, na které je pozornost zaměřena, vždy závisí na velikosti společnosti a její obchodní orientaci.

V případě malých společností, které přímo slouží veřejnosti, je možné, že klientovi by měl být poskytnut administrativní pracovník.

Když k tomu dojde, jejich práce je zaměřena na vedení a pomoc při jejich pobytu v prostorách společnosti.

Ve větších společnostech musí administrativní asistent navštěvovat další návštěvníky jako partnery nebo velké dodavatele.

Jejich úkolem bude v tomto případě řídit je při plnění jejich agendy a jednání s vedením či jinými oblastmi společnosti.

4- Telefonická a virtuální pomoc

Telefonní a virtuální pozornost je zahrnuta do kategorie uživatelské pomoci. V případě telefonické asistence je zahrnuta orientace klientů a partnerů, organizace a správa agend.

Pokud jde o virtuální pozornost, úkoly závisí na kanálech poskytovaných společností pro zákaznický servis nebo správu informací.

V některých případech jde o správu e-mailů, odpovídání, přeposílání nebo archivaci zpráv podle potřeby.

V jiných případech, kdy jsou virtuální komunikační kanály rozmanitější, mohou být zahrnuty další úkoly, jako je pozornost veřejnosti prostřednictvím chatových systémů nebo dokonce zodpovězení otázek prostřednictvím sociálních sítí společnosti..

Ve velkých podnicích je obvyklé, že se jedná o pracovníky, kteří se zaměřují především na pozornost těchto komunikačních kanálů. Pokud jsou společnosti malé, je tento úkol obvykle ponechán na administrativní pomocníky.

5. Správa agend

Řízení agend je obvykle jedním z nejdůležitějších úkolů administrativních asistentů.

Tato odpovědnost zahrnuje přijímání žádostí o schůzky a schůzky telefonicky, osobně nebo online a organizuje je v agendě podle stanovených kritérií.

Zahrnuje také plánování schůzek uvnitř i vně společnosti, pracovní obědy a služební cesty.

V těchto případech je také povinností asistenta rezervovat lety, hotely, restaurace nebo zasedací místnosti podle potřeby..

6- Účetnictví

Někdy jsou administrativní pracovníci odpovědní za monitorování a evidenci výdajů, které se vyskytují ve společnosti. Tyto povinnosti mohou být jednoduché, například zaznamenávání určitých výdajů do tabulky.

V některých případech je asistent požádán o školení pro rozvoj složitějších úkolů. Vaše odpovědnost může například zahrnovat předkládání účetních výkazů vedení.

Obvykle to závisí na velikosti společnosti. Velká společnost má obvykle více specializovaných rolí; v těchto účetních informacích spravuje osoba najatá k tomuto účelu.

Jednou ze základních dovedností každého administrativního asistenta je však oblast kancelářského účetního softwaru, například Microsoft Excel.

7. Technologické řízení

Součástí funkcí administrativních asistentů je také správa technologických zdrojů. V tomto smyslu je jeho odpovědností zaručit, že všechny potřebné nástroje pro provoz společnosti fungují dobře.

To zahrnuje mimo jiné vytváření záložních kopií informací obsažených v počítačovém vybavení a aktualizaci antivirového programu.

Na druhé straně zahrnuje správu zařízení, jako jsou projektory a notebooky.

Zahrnuje také přezkoumání a údržbu vybavení nezbytného pro normální rozvoj činností, za které nesou odpovědnost.

To neznamená, že by administrativní asistent měl mít technické znalosti. Jeho práce spočívá zejména v přijímání technických pracovníků, kteří pravidelně provádějí údržbu zařízení, aby se předešlo neúspěšným činnostem.

Odkazy

1. Bucky, J. (2017). Pracovní povinnosti výkonných tajemníků a administrativních asistentů. Zdroj: thebalance.com
2. Kariéra Builder (2016). Pracuje jako administrativní asistent - výborná volba pro všeobecné lékaře. Zdroj: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Co dělá lékařský administrativní asistent? Zdroj: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Povinnosti administrativního asistenta. Zdroj: study.com