Písemné komunikační charakteristiky, typy, prvky, výhody



písemnou komunikaci je to jakýkoliv typ interakce, který využívá psaný kód. I když je založen na stejném lingvistickém systému orality, jeho vlastnosti jsou odlišné. Na rozdíl od jiných je tedy písemná forma zcela konvenční. Toto musí následovat vzorce definované podle pravidel stanovených jazykem.

Naproti tomu písemná komunikace je nejběžnější formou formální komunikace mezi lidmi a plní různé společenské funkce. Mezi jeho použití je velmi často používán k dokumentování různých typů událostí ak provádění mezilidských interakcí.

Kromě toho je dalším z jeho nejvýznamnějších rysů to, že nevyžaduje přítomnost odesílatele a přijímače ve stejném prostoru a čase. Zpráva je proto přijata v odložené formě a interakce zapisovatele (odesílatele) a čtečky (přijímače) je velmi omezená..

Na druhé straně je písemná komunikace v podstatě tvůrčí činností, která vyžaduje vědomé úsilí. Toto úsilí vychází z podnětů vytvořených myslí.

V tomto se liší od ústního, kde jsou externě shromažďovány smyslovými receptory. Naproti tomu psané pocházejí z interní intelektuální činnosti.

Index

  • 1 Charakteristika
    • 1.1 Odložený příjem zprávy
    • 1.2 Omezené cykly
    • 1.3 Malý prostor pro redundanci
    • 1.4 Plánování
  • 2 Typy
    • 2.1 Poznámky
    • 2.2 Zprávy
    • 2.3 Brožury
    • 2.4 E-maily
    • 2.5 Návrhy
    • 2.6 Dopisy
    • 2.7 Telegramy
    • 2.8 Faxy
  • 3 Prvky písemné komunikace
  • 4 Výhody
    • 4.1 Trvání v čase
    • 4.2 Ovládací mechanismus
    • 4.3 Konzervace
    • 4.4 Vyšší úroveň odrazivosti
    • 4.5 Menší možnost zkreslení a interpretace
  • 5 Nevýhody
    • 5.1 Náklady
    • 5.2 Schopnost efektivně porozumět
    • 5.3 Zpětná vazba
    • 5.4 Obtížnost vyjadřovat emocionalitu  
    • 5.5 Zpožděný nebo nejistý příjem
    • 5.6 Nedostatečná flexibilita
  • 6 Odkazy

Vlastnosti

Odložený příjem zprávy

Jednou z charakteristik písemné komunikace je to, které souvisí s časovým faktorem. V situaci komunikace tváří v tvář jsou přijímače přijímány kódovanými zprávami odesílatele.

Ale v písemné komunikaci je vždy zpoždění. Obecně není pro toto zpoždění stanovena žádná pevná lhůta.

Omezené cykly

Komunikační cyklus se skládá ze čtyř základních komunikačních prvků: odesílatele, zprávy spolu s komunikačním kanálem, přijímače a odezvy nebo reakce. Jak se příjem zprávy odehrává v odloženém stavu, je cyklus písemné komunikace omezenější.

Kvůli novým pokrokům v oblasti komunikace a informací však mnoho kanálů umožňuje, aby poslední krok cyklu (zpětná vazba nebo odezva) byl dokončen téměř ve stejnou dobu jako v osobní komunikaci. Příkladem jsou služby rychlého zasílání zpráv.

Malý prostor pro nadbytečnost

Písemný záznam omezuje možnost redundance. V ústní komunikaci, gesta a paraverbální prvky - jako intonace - podporují verbální jazyk.

V písemné komunikaci tomu tak není. Proto je úroveň poptávky vyšší, což nutí emitenta, aby používal slova s ​​větší přesností.

Ve skutečnosti má písemná komunikace vysokou společenskou hodnotu. Toto hodnocení se snižuje s opakováním slov a použitím stejných syntaktických vzorů. Zde převládá originalita a dokonce i formální inovace.

Předchozí plánování

Obecně řečeno, písemná komunikace není improvizovaný akt. Při psaní je často splněna řada podmínek nebo požadavků. Je-li požadována efektivní komunikace, je třeba, aby mezi nimi bylo jasné, jaký je obsah poselství jako celku a jeho vnitřní artikulace..

Za tímto účelem musí emitent mít systém textové organizace. Jak text postupuje, všechny prvky zprávy jsou zřetězeny, dokud nejsou relevantní myšlenky s významem.  

Typy

Co se týče typů písemné komunikace, existuje tolik, kolik je rozmanitých oblastí lidské činnosti. Tímto způsobem pokaždé, když některé (telegramy) zmizí a objeví se další (například e-mail). Dále budou popsány pouze některé z nich.

Poznámky

Memo je populárním prostředkem interní písemné komunikace mezi členy organizace. Je to forma zkrácené formy dopisu s minimálními formami zdvořilosti a okamžitým přístupem ke konkrétnímu předmětu zprávy.

V tomto typu komunikace obecně existují přednastavené formáty. Hlavní pravidlo, které je třeba splnit, zahrnuje správné psaní a osobní a hierarchický respekt. Způsob psaní by měl být přímý a bez známostí jakéhokoli druhu.

Zprávy

Zprávy jsou dalším typem písemné komunikace. Mohou být použity pro komerční, vzdělávací, právní nebo vědecké účely.

V závislosti na povaze a účelu zprávy mohou existovat předem stanovené formáty. Obecně by však zpráva měla mít stručný úvod, klíčové cíle a výsledky. 

V některých případech jsou zahrnuty grafy a tabulky, které usnadňují pochopení výsledků. Stejně tak mnoho zpráv obsahuje seznam doporučení.

Brožury

Brožury jsou publikace, ve kterých společnosti prezentují své produkty a služby. Jsou také zveřejňovány s cílem pomoci obchodním zástupcům při jejich návštěvách u klientů.  

Firmy vyrábějí brožury v mnoha tvarech a velikostech. Některé brožury jsou velikosti dopisu, zatímco jiné jsou složeny do poloviny nebo do tří částí.

Na druhé straně jsou charakterizovány tím, že jsou velmi pestré as množstvím obrazů v hlavních produktech nebo službách. Texty jsou málo a mají spoustu prázdného místa, takže brožuru lze snadno přečíst.

E-maily

E-maily jsou v současné době velmi běžnou formou komunikace. Slouží k odesílání dokumentů, organizování schůzek, potvrzení schůzek a kontaktování uchazečů o zaměstnání. Kromě toho jsou zaměstnáni k řešení osobních záležitostí.

Navzdory jejich relativní neformálnosti musí e-maily dodržovat určité běžné normy. Pro tyto účely jeho formát přiřazuje prostor pro odesílatele, příjemce, předmět a prostor, kde má být zpráva zapsána.

I když se používají pro nekomerční účely, existují určité úmluvy, které musí být respektovány, aby se předešlo negativním reakcím. Mezi nimi můžeme uvést správné psaní jmen a titulů, správné používání interpunkčních znamének a správné přizpůsobení vět a odstavců.

Návrhy

Návrhy jsou dokumenty, které popisují budoucí projekty. Obvykle mají pouze jednu nebo dvě stránky. Zahrnují související náklady na každý konkrétní úkol projektu.

Zahrnuty mohou být i jiné náklady, které přímo nesouvisejí s projektem, jako např. Tisk, poštovné a poštovné.

Dopisy

Písmena jsou jednou z nejstarších forem písemné komunikace. Předmět dopisů může být osobní nebo komerční. Před příchodem elektronických formulářů se jednalo o velmi populární prostředek komunikace. Stejně jako v e-mailech byly komerčně využívány střízlivé formuláře a stručné zprávy.

Nicméně, osobní dopisy ukazovaly méně konvencionismů v jejich psaní. Zdvořilostní léčba byla minimální. Vývoj tématu byl v pohodě mezi odesílatelem a příjemcem zprávy. Počet stran byl omezen kapacitou obou. Postupně byly nahrazeny elektronickými zprávami.    

Telegramy

Telegram je krátká a zjednodušená verze dopisu. Zde jsou zdvořilostní vzorce udržovány na minimu a někdy vynechány. Text zprávy je napsán vynecháním největšího počtu slov a dodržením minima nutného pro to, aby to bylo smysluplné.

Podobně, formy zdvořilosti byly obecně standardní a zkrácené formy (pan pro pana, paní, pro paní a jiné podobné). Stejně jako v dopisech, jejich používání se snižuje s rozvojem elektronických médií.

Faxy

To byl průkopnický způsob přenosu zpráv psaných elektronicky. Ačkoliv jak jeho psaní, tak i jejich čtení byly prováděny na písemném papíře, jeho předání bylo elektronicky. Jeho používání se snížilo v důsledku rostoucího využívání elektronických médií.

Prvky písemné komunikace

Obecně se má za to, že tři hlavní prvky písemné komunikace jsou struktura (forma obsahu), styl (psaní) a obsah (téma).

Co se týče struktury, pomáhá čtenářům porozumět tématu. To je důvod, proč se doporučuje, aby bylo jasné, na účely před zahájením psaní.

Ve vztahu k stylu je to v první instanci s emitentem. Je však také důležité vzít v úvahu případné příjemce písemného materiálu. Někdy je vyžadováno použití vět nebo krátkých odstavců s jednoduchou slovní zásobou. Někdy by měla být zpráva o něco delší a komplikovanější.

Konečně, pokud jde o toto téma, může to být velmi rozmanité. Všechny oblasti lidské interakce mohou být předmětem písemné komunikace. To zahrnuje od vědeckých předmětů až po osobní, prostřednictvím zákonů a postupů.

Výhody

Trvalost v čase

Písemná komunikace je trvalým informačním prostředkem. Proto je užitečný při uchovávání záznamů. Stejně tak je velmi důležité při správném delegování odpovědnosti a při stanovování norem a postupů. Na druhé straně umožňuje opakovaný dotaz zpráv.

Ovládací mechanismus

Písemná komunikace je díky své možnosti stálosti v čase ideální jako kontrolní nástroj. Kontrolní listy nebo výsledky, zákony, dohody, mimo jiné jsou dokumenty, které jsou nejčastěji zpracovávány prostřednictvím tohoto způsobu komunikace.

Konzervace

Písemná komunikace má vysokou úroveň uchování. To mu umožňuje být bezpečný a trvalý. Technologické pokroky umožnily další možnosti uchování informací. Původní dokument však zůstává konečným důkazem jeho existence a originality.

Vyšší odrazová úroveň

Lidé, kteří toto médium používají, se před psaním efektivně zabývají. Akce psaní zprávy vždy předchází proces přemýšlení a definování toho, co chcete vyjádřit. Dokonce i samotné psaní je procesem reflexe. Tento komunikační režim je proto ideální pro přenos přesnosti a přesnosti.

Menší možnost zkreslení a interpretace

Ve zprávách přenášených prostřednictvím písemné komunikace je menší možnost zkreslení. V tomto komunikačním systému jsou informace trvale registrovány a mohou být kdykoliv ověřeny. Existuje tedy menší možnost zkreslení nebo změny informací.

Na druhou stranu je menší šance na chybné interpretování zpráv. V případě jakýchkoliv pochybností může být zpráva přečtena tolikrát, kolikrát je to nutné, dokud není dosaženo úplného porozumění.

Stejně tak rychlost čtení nebo opakování může být upravena na úroveň porozumění přijímači zprávy. Tímto způsobem lze zaručit, že pokud odesílatel i přijímač zpracovávají stejné kódy, zpráva dorazí podle požadovaného.

Nevýhody

Náklady

Písemná komunikace není ekonomická. Tam jsou náklady spojené s materiálem (papír a inkoust, mimo jiné) a práce slouží k psaní a doručování spisů. Tyto náklady se mohou zvýšit v závislosti na fyzické vzdálenosti mezi odesílatelem a příjemcem.

Schopnost efektivně porozumět

Využití písemné komunikace si zaslouží velké dovednosti a kompetence v používání jazyka a slovní zásoby. Nedostatek písemných dovedností a špatná kvalita textů mají negativní vliv na poselství a ohrožují jejich účinné porozumění.

Zpětná vazba

Zpětná vazba zprávy v písemné komunikaci není bezprostřední. V tomto typu komunikace je proces kódování a dekódování pomalý.

V závislosti na použitém kódu může pochopení trvat déle, než je požadováno. V každém případě je zpětná vazba na pohodlí příjemce zprávy, nikoli emitenta.

Obtížnost vyjadřovat emocionalitu  

Jako reflexní médium je obtížnější vyjádřit emocionalitu v písemné komunikaci. Ve skutečnosti, básníci a umělci, kteří používají toto médium k vyjádření krásy a emocí, používají techniky, které je obtížné používat. Někdy jsou úspěšní, ale v jiných neplní cíl přenosu emocionality umělce.

Tento typ komunikace je znám jako chladný, neosobní a kontrastuje s jinými formami komunikace, které mohou zahrnovat verbální a gestické rysy. Z tohoto důvodu se častěji využívá při předávání informací, v nichž je důležitá správnost skutečností.

Zpožděný nebo nejistý příjem

Metoda písemného sdělení brání okamžitému potvrzení přijetí zprávy. V některých případech není možné určit, zda zpráva dosáhla zamýšleného příjemce.

Nedostatečná flexibilita

Nedostatek flexibility je další z nevýhod písemné komunikace. Po vydání původní zprávy neexistuje možnost rychlé opravy obsahu.

Případná změna musí být zaručena příjemcem zprávy. Stejně tak každá korekce, která je provedena, i částečná, ovlivňuje celou zprávu.

Odkazy

  1. (S / f). Písemné sdělení Převzato z inc.com.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Obchodní komunikace Nové Delhi: Excel knihy Indie.
  3. Cabrera, A. a Pelayo, N. (2001). Jazyk a komunikace Caracas: Národní.
  4. Bolaños, B. (1996). Písemná komunikace. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26. září). Typy písemné obchodní komunikace. Převzato z bizfluent.com.
  6. Sckool (2017, únor 07). Tři hlavní prvky písemné komunikace. Převzato z sckool.org.   
  7. MSG (s / f). Písemná komunikace - význam, výhody a nevýhody. Převzato z managementstudyguide.com.
  8. Obchodní komunikace. (s / f). Výhody a nevýhody písemné komunikace. Převzato z thebusinesscommunication.com.
  9. Obchodní komunikace. (s / f). Nevýhody písemné komunikace v podnikání. Převzato z bizcommunicationcoach.com.