12 nejdůležitějších dominovat Office funkce



dominují kancelářské funkce jsou to administrativní činnosti, které pracovníci společnosti, organizace nebo instituce realizují a které jsou nezbytné pro jejich provoz. Pokud budou provedeny efektivně, výsledky budou mnohem lepší, než kdyby byly prováděny špatně.

Tato práce má obvykle pravidelný rozvrh od pondělí do pátku, který začíná v 8:00 nebo 9:00. a to trvá až 4 nebo 5 p.m, ačkoli toto se mění podle zemí nebo oblastí.

Většina kancelářských prací vyžaduje základní dovednosti jako: plynulá ústní komunikace, schopnost psát, spisovat a některé zkušenosti s kancelářskými přístroji, jako jsou počítače, kopírky atd..

V závislosti na úrovni předpokládané pozice nebo odpovědnosti vyžaduje, aby osoba měla technické, vysokoškolské nebo čtvrté vzdělání.

Dominuje 10 hlavních funkcí úřadu

1. Plánování

To je první a nejdůležitější úkol, protože spočívá v definování toho, jak mohou organizační metody a struktury přispět k podnikatelskému plánu.

Existují technologické nástroje, které pomáhají, aby se tyto metody mohly realizovat v úkolech rozdělených mezi členy týmu, ale pouze dobré plánování může zaručit, že vše skončí přidáním obchodního cíle..

Pro obecné plánování je v rámci společnosti vyžadována jasná obchodní vize a určitá hierarchická úroveň, ale každý člen týmu musí naplánovat svou práci tak, aby splňoval stanovené cíle a termíny..

2. Přepis a / nebo psaní zpráv

Úkolem, který denně zabírá čas, kdo pracuje v kanceláři, je napsat v jakékoli podpoře zprávy, které podporují nebo podrobně popisují jejich funkce, nebo které slouží ostatním kolegům k vysvětlení podrobností (pozadí, pokrok, výsledky, klady a výsledky ), konkrétního projektu.

Tyto spisy slouží také jako záznam o činnosti organizace, ke které tento úřad patří, pro budoucí audity nebo revize.

3- Zasedání

Jedná se o setkání mezi členy pracovního týmu, na kterých se vyměňují nápady na současné projekty, jsou zveřejňovány nové návrhy, sdílejí se prezentace, zprávy nebo zprávy..

Normálně mají za cíl sladit všechny přítomné ve směru dosažení společného cíle, přiřazení rolí, úkolů a termínů každému z nich. Slouží také k řešení problémů, které mohly vzniknout při plnění úkolů.

Mají tendenci mít frekvenci, trvání a velmi definovanou dynamiku. Také to, co je v nich diskutováno, je obvykle zaznamenáno v minutách nebo minutách pro archivaci.

4. Schůzka schůzek

Jde o koordinaci agendy všech lidí, kteří by měli být na schůzce tak, aby se mohli shodovat v určitém místě a čase.

Je to úkol, který může být ohromující, takže spoléhání se na technologii může být dobrý nápad. Existují aplikace, například ScheduleOnce, které umožňují naplánovat schůzky automaticky, což umožňuje hostům zobrazit dostupná data a zvolit plán, který jim vyhovuje..

5- Zkontrolujte firemní e-mail

Je to úkol, který může nějakou dobu trvat. Zpráva společnosti Adobe publikovaná v roce 2016, která vyplynula z vlastního průzkumu více než tisíce pracovníků, ukazuje, že každý týden trávíme v průměru 20,5 hodin a kontrolujeme náš pracovní email..

Třídit, číst a reagovat na e-maily, je velmi běžnou formou komunikace a umožňuje výměnu souborů a zobrazení souvisejících s jakýmkoli projektem nebo organizačním procesem.

Ačkoli společnosti neustále hledají účinnější formy správy e-mailů, existují i ​​aplikace, jako jsou inteligentní štítky služby Gmail..

Dalším způsobem, jak zefektivnit tento úkol, je začlenit standardní e-mailové šablony nebo texty, které lze posílat s minimálními úpravami různým příjemcům a v různých příležitostech..

6. Finanční řízení

V tomto úkolu musí být zaručeno, že peníze splní svůj životní cyklus při nákupu a prodeji výrobků a služeb; že všechny faktury jsou zasílány, registrovány, placeny a zasílány. Samozřejmostí jsou kanceláře, kde jsou k tomu určeny.

Tato činnost také zahrnuje aktualizaci finančních účtů a právních dokumentů tak, aby nedošlo k problémům s právním rámcem, který se týká dané organizace..

7. Logistika

Tato funkce zaručuje, že veškeré zboží související s prací společnosti je přepravováno do a ze skladů a zákazníků. Zahrnuje také propojení s dodavateli za účelem získání surovin pro výrobu nových výrobků.

Cílem této funkce je zajistit, aby společnost měla vše potřebné k udržení výroby zboží nebo služby, kterou prodává.

8. Zavolej pozornost

V kanceláři je také nutné telefon přijmout, protože se jedná o prostředek komunikace se zákazníky, dodavateli a mezi spolupracovníky. 

Ačkoli to vypadá jako jednoduchý úkol, vyžaduje určitý protokol, protože to může být hlas, který někdo mimo společnost spojuje s jeho obrazem. Proto je důležité respektovat pravidla zdvořilosti, zachovat institucionální tón, zmírnit objem hlasu a použitou slovní zásobu.

Další důležitou skutečností, která je při provádění této funkce někdy přehlížena, je zapsat co nejvíce dat o osobě na druhé straně telefonu; To bude krýt databázi kontaktů společnosti a umožní vám správně sledovat záležitosti projednávané během telefonického rozhovoru.

9- Organizace archivů

Většina úkolů, které jsou prováděny v kanceláři, generuje nějaký dokument: faktury, poznámky, minuty, minuty, výkazy o prodeji atd..

V digitální nebo na papíře se jedná o množství informací, které vyžadují, aby někdo odpovídal za katalogizaci, archivaci a ochranu podle úrovně důležitosti pro podnik..

Právě tento poslední bod, tj. Ochrana informací, je problémem, který se stal pro mnohé organizace bolestí hlavy, takže vzniká stále více nástrojů, protokolů a postupů, které poskytují bezpečnost při archivaci a přenosu informací. citlivých údajů v organizaci.

V některých případech se používají externí pevné disky, zatímco v jiných případech existují speciální servery pro tyto případy nebo platformy pro ukládání dat v prostředí „cloud“, například Microsoft OneDrive, Disk Google nebo Apple iCloud.

10- Distribuce firemní pošty

Úkol, který, i když nevyžaduje velmi vysoké akademické vzdělání, vyžaduje dobrou organizaci, odpovědnost a naléhavost, je distribuce korespondence v rámci úřadu..

Náčrt nějakého designu, kreditní karta, kterou banka zasílá, faktury dodavatele nebo dopis s odpovědí vládního subjektu, jsou některé z dokumentů, na které může každý zaměstnanec čekat a na kterých může záviset mnoho dalších procesů. společnosti.

11- Zákaznický servis

Tato funkce je fyzicky pomáhat zákazníkům s dotazy nebo stížnostmi na produkty nebo služby nabízené společností.

12- Tisk a kopírování dokumentů

Jedná se o tisk dokumentů, které musí být fyzicky uloženy, nebo vyhotovení kopií těch, které musí být uchovávány ve dvojím vyhotovení nebo doručeny pracovníkům společnosti..

Odkazy

  1. Audra Bianca (s / f). Organizace a plánování tipů. Zdroj: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015). 7 kancelářských úkolů, které můžete a měli byste automatizovat. Zdroj: www.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Kolik hodin svého života jste na pracovním emailu? Vyzkoušejte naši depresivní kalkulačku. Zdroj: washingtonpost.com.
  4. Laurie Reevesová. Seznam pracovních míst v kanceláři. Zdroj: work.chron.com.
  5. Co dělá kancelářský asistent. Zdroj: learn.org.
  6. Co přesně dělají lidé v kancelářích. Zdroj: reddit.com.