Kancelář ve světě obchodu Funkce, vybavení a materiál



kancelář v obchodním světě zastupuje část společnosti, ve které jsou zpracovávány přijaté a vydané údaje, s cílem poskytnout informace požadované organizacím pro normální rozvoj jejích činností nebo činností..

Jeho význam je dán tím, že každá společnost, která vyrábí zboží nebo služby, bez ohledu na odvětví, ve kterém se specializuje, potřebuje skupinu lidí, kteří řídí provoz a řídí další administrativní funkce. Většina z těchto lidí pracuje v kancelářích.

Počet zaměstnanců v kanceláři se může lišit, ale všechny organizace, bez ohledu na jejich typ nebo velikost, potřebují zaměstnance kanceláře, aby se starali o každodenní úkoly. Administrativní pracovníci zvládají mnoho různých aspektů společnosti.

Tyto aspekty zahrnují účetnictví, zpracování textu a dat, telekomunikace a další činnosti. Jsou potřebné ve všech sektorech hospodářství, od výroby až po dopravu. 

Technologie poskytuje základní příspěvek v kanceláři: umožňuje provádět větší množství práce v kratším období.

Index

  • 1 Funkce
  • 2 Zařízení a materiál
    • 2.1 Komerční telefonní systém a stolní telefony
    • 2.2 Počítače
    • 2.3 Počítačová síť a připojení k internetu
    • 2.4 Multifunkční tiskárny
    • 2.5 Drtiče papíru
    • 2.6 Kopírky
    • 2.7 Videoprojektory a obrazovky
    • 2.8 Zařízení pro obchodníky
    • 2.9 Nábytek
    • 2.10 Kancelářské potřeby a dodávky
  • 3 Příklady pracovních míst v kanceláři
    • 3.1 Spisovatelé / redaktoři na webových stránkách a v novinách 
    • 3.2 Recepční
    • 3.3 Účetní
    • 3.4 Manažeři
    • 3.5 Call center call centra
  • 4 Odkazy

Funkce

- Mezi důležité služby poskytované kanceláří patří jak administrativní, tak i další služby ostatním útvarům organizace, které nemohou fungovat bez kanceláře.

- Kancelář je v organizaci stejně důležitá jako mozek v lidském těle. Proto je kancelář mozkem společnosti. Sbírá informace z různých vnitřních i vnějších zdrojů, registruje je, organizuje a analyzuje, aby je zpřístupnila managementu. V kanceláři jsou k dispozici všechny druhy informací, ať už minulých nebo současných.

- Kancelář působí také jako zprostředkovatel. Spojte vnější svět s různými útvary a naopak. Všechny zakázky odběratele jsou přijímány prostřednictvím kanceláře. Spojte organizaci s klienty, dodavateli, vládou a širokou veřejností. Public relations jsou v moderních kancelářích velmi důležité.

- Je srdcem všech obchodních aktivit; Je to jako administrativní centrum nervů. Z kanceláře se šíří informace o nákupu, prodeji, financování a komunikaci.

- Je to kontrolní centrum; je to způsob, jak politika společnosti jednat. Když podnik roste, každý vůdce je pověřen činit svá vlastní rozhodnutí a jednání. Každé oddělení tak bude mít své vlastní pracoviště, aby usnadnilo řízení načrtnout své plány a politiky.

Některé klíčové akce prováděné v kancelářích jsou:

  • Setkání.
  • Zavolej pozornost.
  • Souhlasíte se strategií společnosti.
  • Souhlasím s cíli.
  • Organizace fyzických a počítačových souborů.
  • Zákaznický servis.
  • Tisk a kopírování dokumentů.

Zařízení a materiál

Kancelářské vybavení se vyvinulo tak, aby umožnilo větší automatizaci. Automatizace kanceláří znamená používání strojů k provádění opakovaných a únavných úkolů, které lidé používali. Týmy také pomáhají pracovníkům rychleji a efektivněji vykonávat svou práci.

Mezi vybavení, které můžeme najít v kanceláři, patří:

Komerční telefonní systém a stolní telefony

Jsou to hlavní prostředky pro přímou komunikaci se zákazníky a dodavateli.

Počítače

Zpracovat informace, které jsou v současné době duší jakékoli kanceláře. Jsou také nezbytné pro komunikaci díky e-mailu.

Počítačová síť a připojení k internetu

Pokud jsou informace duší společnosti, pak jsou počítačové sítě tepnami, které tyto informace přenášejí ve všech oblastech podnikání. Pro připojení lokální sítě k Internetu jsou potřebné ethernetové kabely, směrovače a modem.

Multifunkční tiskárny

Když je informace digitální, chceme ji vytisknout a pokud je vytištěna, chceme ji naskenovat. Na druhé straně ji chceme přijmout nebo zaslat faxem. Tyto týmy to všechno dělají.

Drtiče papíru

Při výrobě tištěného papíru ho musíte mnohokrát zničit. Za informace, které má, odpovídá úřad.

Kopírky

Základy tvorby kopií dokumentů.

Video projektory a obrazovky

Používá se pro prezentace v zasedací místnosti.

Zařízení pro obchodníky

Prodejní automaty a pokladny.

Nábytek

Uvnitř nábytku v kanceláři najdeme následující:

  • Židle
  • Stoly
  • Skříně
  • Skříně na spisy
  • Koberce
  • Konferenční stoly

Kancelářské potřeby a dodávky

Některé materiály a zásoby nezbytné pro provoz kanceláře jsou:

- Listy z bílého papíru: Používají se pro tisk a kopírování, pro psaní malých poznámek a pro prezentace na flipchartech.

- Válcový papír: termální papír pro fax, etiketovací páska, papír pro prodejní místo.

- Předtištěné formuláře: faktury, daňová přiznání, potvrzení o platbě, stolní kalendáře.

- Štítky a lepicí papír: štítky pro složky, cenovky a post-it poznámky.

- Spotřební materiál pro tisk: inkoustové kazety a tonerové kazety.

- Přenosná paměťová média: USB flash disky a paměťové karty.

- Mechanické upevňovací prvky: svorky na papír a motýl.

- Chemické uzávěry: transparentní lepicí páska, lepidlo.

- Čistící prostředky: mopy, koše, recyklační koše, košťata, mýdlo, osvěžovače vzduchu, dezinfekční prostředky, papírové ručníky a toaletní papír.

- Malé stroje: papírové razníky, sešívačky, grapery, gumová těsnění, číslovací stroje a ořezávátka.

- Fyzické skladování: složky, obálky, krabice, regály a organizátory.

- Psací materiály a korektory: tužky, pera, fixky, korekční pásky, korekční kapaliny a gumy.

Příklady pracovních míst v kanceláři

Spisovatelé / redaktoři na webových stránkách a v novinách 

Spisovatelé a redaktoři, ať už patří k pracovnímu týmu nebo pracují z domova, pracují v kanceláři. Spisovatelé vytvářejí obsah pro tisk publikací, webových stránek a blogů. Editory upravují obsah, který byl napsán.

Recepční

Recepční pracuje v kanceláři, která přijímá klienty a dodavatele, píše e-maily, přijímá telefonní hovory, přijímá zprávy, odesílá e-maily, komunikuje telefonicky konkrétním zaměstnancům a archivuje..

Zástupce oddělení služeb zákazníkům by měl být dobře informován o podnikání, pro které pracuje, ao svých produktech a službách, aby pomohl zákazníkům. Musíte odpovídat na hovory a e-maily, přijímat objednávky a vydávat refundace.

Účetní

Účetní nebo účetní pracují v kancelářském prostředí. Mezi jejich povinnosti patří mimo jiné příprava daní, placení účtů, přijímání plateb.

Manažeři

Vedení kanceláře řídí práci kanceláře. Jejich povinnosti se mohou lišit od najímání, propouštění nebo plánování práce zaměstnanců, delegování funkcí, školení nových zaměstnanců, vytváření a prosazování kancelářských politik, dohledu nad týmem práce, řešení situací a udržování počítačových systémů.

Call care-Call centra

Lidé, kteří pracují v call centru, vyžadují odpovědi na telefonní hovory od zákazníků společnosti, pro kterou pracují. Musíte jim dát odpovědi na vaše dotazy, přijímat stížnosti a zpracovávat objednávky.

Odkazy

  1. Rob Waugh (2017). Co bude dál pro kancelářskou technologii? Telegraf. Připojení Small Business Connect. Převzato z: telegraph.co.uk.
  2. Státní univerzita (2018). Podnikání při pohledu do počítačů a kanceláří - DNES, KANCELÁŘSKÁ PRÁCE, TRENDY V OBCHODU, SVĚT FINANCÍ. Převzato z: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Jak počítač navždy změnil kancelář. BBC zprávy Převzato z bbc.com.
  4. Experimentální strojový překlad hesla 2018 z encyklopedie Wikipedia pořízený překladačem Eurotran. Správa kanceláře Převzato z: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Základní pojmy úřadu. Převzato z: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Základní kancelářské vybavení pro zahájení podnikání. Bilance operace a technologie. Převzato z: thebalance.com.