Jak je organizační schéma hotelu? (a jeho funkce)



organizační schéma hotelu představuje práci, kterou hotel potřebuje k plnění svých pracovních postupů, poslání, vize a hodnot.

Každý hotel, ať už malý, střední nebo velký, potřebuje organizační strukturu k provádění svých každodenních činností. Používá se k rozdělení úkolů, specifikování práce pro každé oddělení a delegování pravomocí v rámci oddělení i mezi útvary.

Výše uvedená organizační struktura je charakteristická pro 5hvězdičkový hotel, ačkoliv 4hvězdičkový hotel může mít stejný počet apartmánů nebo více. Počet hvězd může klesat nebo stoupat nezávisle na počtu oddělení.

Například hotel "NY King" by mohl udržet všechny apartmány a stoupat od 4 do 5 hvězdiček. Nebo naopak; sestoupit z 5 na 4 hvězdy a udržet všechna oddělení.

Počet apartmánů se bude lišit v závislosti na službách nabízených hotelem. Možná, že luxusní hotel -5stars- mají turistické služby pro klienty, posilovnu, plavecký bazén, tenisové kurty, SPA, diskotéku ... Další hotel menší velikosti nebude mít tyto doplňkové služby, a proto nebude potřebovat tolik zaměstnanců, což sníží počet zaměstnanců. oddělení.

Mezi nejoblíbenější vrcholové pozice v hotelu patří: ředitel, marketingový ředitel, účetní ředitel, ředitel personálu, technický ředitel, ředitel nákupu, manažer místností a manažer restaurací.

Z těchto pozic jsou generovány další, které jsou nižší, ale ne méně důležité pro splnění hlavní funkce hotelu; hostující hosty poskytující nejvyšší možnou kvalitu v závislosti na počtu hvězdiček v každém hotelu.

Kdo je zodpovědný za organizaci hotelu??

Obvykle je vedoucím organizační struktury ve společnosti ředitel lidských zdrojů.

Kromě organizačního schématu budete muset mít v definici „práce“ dobře definované pracovní pozice tak, aby funkce každého zaměstnance byly dobře definovány. To bude nezbytné pro přijímání nových zaměstnanců a pro to, aby každý zaměstnanec věděl, co dělat.

Na druhou stranu existují hotely, které mají outsourcované lidské zdroje, zejména menší hotely, které nejsou součástí hotelových řetězců.

Společná pracovní místa v hotelu a jeho funkce

1 - generální ředitel / hotelový manažer 

Je to pozice největší odpovědnosti:

  • Je odpovědný za správu, kontrolu a rozvoj hotelu, který ověřuje, že všechny ostatní resortní oblasti fungují co nejlépe.
  • Definuje zásady společnosti a cíle, které musí být splněny.
  • Ověřte, že každé oddělení splňuje stanovené cíle a poskytuje vynikající kvalitu služeb.
  • Řídí řízení lidských zdrojů, marketing, bezpečnost, kvalitu a koordinaci všech aspektů potřebných pro řádné fungování hotelu.

2- Manažer prodeje

Kromě doplňování ostatních hlavních oddělení je jeho hlavní funkcí zapojení do prodeje a reklamy:

  • Najít klienty.
  • Představte se společnosti.
  • Nabídka služeb.
  • Uzavřená jednání se zákazníky.
  • Rozvíjet reklamní strategie.
  • Propagujte hotelové služby.
  • Hledání potenciálních zákazníků.
  • Oznamte výsledky prodeje účetnímu a finančnímu oddělení.

Asistent prodeje

Hlavním cílem této pozice je podpořit práci vašeho nadřízeného, ​​vedoucího a / nebo obchodního manažera, kontrolovat, třídit a objednávat realizované prodeje, kromě shromažďování faktur za provedení řádného procesu ve správním řízení..

Oddělení pokojů je tím, kdo má na starosti zachycení žádostí o rezervaci a zákaznický servis za tímto účelem, stejně jako kontrolu šeků a jejich plateb..

Měli byste také dohlížet na to, aby pokoje byly čisté, v úzké spolupráci s recepčními a hospodyně.

Mají za úkol určit dostupnost pokojů a přijmout a potvrdit rezervace.

Vedoucí nebo vedoucí výhrad má na starosti řízení dobrého výkonu oddělení a agenti rezervačních služeb vykonávají funkce účasti na rezervacích všemi různými prostředky, které přicházejí (prostředky komunikace, skupinové rezervace, online, zájezdy, operátoři, apod.), spravovat peníze z odpovídajících vkladů a garantovat provedené rezervace.

Obchodní ředitel

Je to jedno z nejdůležitějších pracovních míst, protože má na starosti portfolio prodejců, kterým musí určit, co mají dělat.

Je zodpovědný za to, co dělají všichni jeho zaměstnanci, musí znát pohyb všech účtů a je-li s nimi nějaký problém, musí za to převzít odpovědnost..

Musíte poskytnout podrobný seznam výpisů z účtů, převzít iniciativu a získat důležité účty pro svou společnost.

Úspěch či neúspěch společnosti je na nich závislý, je to velmi složitá pozice, která vyžaduje extrémní míru angažovanosti a odpovědnosti.

3- Manažer služeb

Je odpovědný za dohled nad oddělením služeb:

  • Náklady na řízení.
  • Získejte věrnou klientelu.
  • Podporovat dobré vztahy mezi zaměstnanci.
  • Vyřešit pochybnosti a obavy ze služeb všech zákazníků.
  • Splnit prodejní cíle.
  • Příkladem je zavedení etických standardů.
  • Zajistěte, aby byla nabízena vysoká úroveň kvality a aby byl podnik ziskový.

Správa a finance

Je to důležité stanovisko, protože máte kontrolu nad správními záležitostmi, musíte s generálním ředitelem souhlasit, jak budou záležitosti distribuovány a informovat vás o různých fázích a událostech, které se jich týkají..

Ve spolupráci s ředitelstvími a útvary společnosti musíte spravovat finanční zdroje, rozpočty, výdaje, výdaje a investice.

Dohlíží na hospodaření s finančními prostředky, koordinuje svěřenectví regulované vládou, dohlíží na procesy související s personální správou.

Registrováno a udržuje dodávky a nabývání materiálních zdrojů, patrimoniální a obecné služby korporace.

Obchodní strategie

Jak už název napovídá, je zodpovědný za vytváření strategií a plánů pro vstup na nové trhy a posilování silných stránek společnosti, jakož i zlepšování zkušeností a znalostí každého člena sdružení nebo organizace..

Jeho hlavní funkce je zaměřena na přímou odpovědnost za obchodní aktivity společnosti, marketingový management, propagaci a distribuci, plánování prodeje, organizování různých distribucí..

Přiřaďte cíle, které splníte s ohledem na prodej podle produktů a oblastí, vytvořte strategické plány na zlepšení úspěchu společnosti, studium zákazníků a lokalit, které mohou být vhodnější na podporu.

Podporuje prostředí týmové práce a podporuje obchodní ducha odpovědných zaměstnanců.

Analyzovat možné příčiny problémů zákazníků a stížností.

Navrhněte zásady pro stanovení cen a podmínek prodeje.

Vytvořte plány na zvýšení pokroku ve vzdělávání lidí ve vašem oddělení.

Je odpovědný za přijímání, filtrování a distribuci různých postupů a zlepšení z hlediska kvality služeb.

Kontrolér a účetnictví

Oddělení zodpovědné za analýzu a kontrolu finančních a účetních operací.

Zabývá se také přípravou ročních rozpočtů, prognóz příjmů, účetních závěrek, tvorbou zpráv o finanční situaci, auditem účetní kanceláře kontrolora apod..

Nakupování

Je to velmi důležitá pozice pro správný rozvoj práce ve firmě, protože mají na starosti dodavatelský řetězec a nakupují veškeré potřebné zboží tak, aby zařízení fungovalo efektivně..

To může být nákupy pro použití společnosti jako pro prodej a / nebo suroviny pro výrobu vlastních výrobků.

Tato pozice zahrnuje také nákup služeb souvisejících s dopravou nebo marketingem.

Mají na starosti využívání informačních a počítačových systémů pro řízení organizace.

Plánují a řídí všechny činnosti související s informatikou a technologií ve společnosti, pro kterou pracují.

Určete obchodní cíle pro navrhování plánů pro dosažení výše uvedených cílů.

4- Asistent manažera

Má na starosti plnění všech úkolů manažera, pokud je nepřítomen.

Obecně nedělá důležitá rozhodnutí bez předchozí konzultace s manažerem, ale pokud má rozhodnutí o běžných a společných záležitostech, které mohou vzniknout při normálním vývoji hotelu.

Musí být vyškoleni se všemi informacemi a znalostmi, které jsou nezbytné k tomu, aby mohli zaujmout takové důležité postavení, znát všechny funkce, zaměstnance, jejich úkoly, náhrady atd..

Kromě toho, znalost právních norem je něco, co nemůže chybět, aby se zabránilo dostat se do problémů se zákonem.

Musíte rychle vyřešit a mít plán B pro všechno v případě, že věci nejdou podle očekávání.

Správce divize čtvrtek

Vaším úkolem je plánovat, dohlížet a kontrolovat, zda jsou prováděny všechny provozní politiky týkající se vaší oblasti:

  • Plánovat a dohlížet na fungování skupin a úmluv.
  • Analyzujte měsíční statistiky.
  • Stanovte standardy a normy pro poskytování služeb ve vaší oblasti.
  • Přijímejte stížnosti týkající se vaší oblasti.
  • S vedoucím údržby koordinuje řádný výkon své práce.

Vedoucí recepce

Organizovat a kontrolovat úkoly oddělení recepce:

  • Připravte si rozvrh personálu pod vaším vedením.
  • Správa stížností.
  • V případě potřeby komunikujte s ostatními odděleními.
  • Postarají se o zákaznický servis a řeší případné dotazy či obavy.
  • Je odpovědný za kontakt s klientem.

Hospodyně

Toto oddělení má největší počet zaměstnanců, kteří mají na starosti celý hotel a je odpovědný především za úklid celého areálu: jak společných prostor hotelu, tak chodeb, kanceláří, místností atd..

Tato pozice je nesmírně důležitá, protože čistota je dopisem o zavedení hotelu, což do značné míry závisí na úspěchu či neúspěchu.

Měli by mít školení, zaměstnanci by měli být přátelští a informovat hosty.

Manažer potravin a nápojů

Je zodpovědný za dohled nad přípravou a výzdobou každého z jídel a nápojů připravených v kuchyňské části hotelu podle receptů a standardů, které hotel dříve stanovil..

Zajistit správný rozvoj funkcí ostatních zaměstnanců, řádné nakládání se zásobami, vyhnout se materiálovému odpadu, připravit menu, sledovat oblast dezertů, likérů, obecných zásob atd..

Musí provést nezbytné akvizice a ovládat vinařství.

Mějte pod kontrolou všechny zaměstnance, kteří jsou na starosti.

Kapitán pozornosti veřejnosti

Zodpovídá manažerovi za správné fungování služeb restaurace nebo kavárny.

  • Přijměte klienta.
  • Doprovází ho ke stolu.
  • Získejte návrhy.
  • Oheň v restauraci.
  • Zkontrolujte, zda každý dělá svou práci.
  • Zkontrolujte spotřební materiál.
  • V případě potřeby asistujte číšníkům.

Je zodpovědný za kontrolu personálu, vytváření menu, sledování racionálního využívání surovin a jiného zboží, kontroluje výstup a kvalitu nádobí, určuje pracovní harmonogramy ostatních pracovníků v jejich péči..

Správce všeobecných služeb

Je zodpovědný za vypracování ročního programu údržby a prevence strojů a zařízení.

Přijměte veškerá nezbytná opatření k udržení a zlepšení architektonických podmínek nemovitosti.

Správa základních služeb, podpora oblastí, které ji integrují, zajištění bezpečnosti majetku a jeho obyvatel, provozování komise pro bezpečnost a hygienu.

Manažer údržby

  • Musí řešit všechny problémy, které nastanou v rekordním čase, takže výroba není přerušena.
  • Musíte organizovat a koordinovat zakázky na údržbu pro všechny zaměstnance ve vašem poplatku.
  • Koordinuje dodávku a příjem nezbytných materiálů pro provádění údržby.
  • Ověřte pořadí a kvalitu provedené práce.
  • Povolit odstranění materiálů uložených ve skladu.
  • V případě potřeby zajistěte školení o vybavení, materiálech a nástrojích přítomných v zařízeních.

Vedoucí bezpečnosti

Zodpovídá za prevenci pracovních rizik.

  • Analyzujte možné rizikové situace.
  • Vypracujte bezpečnostní plány.
  • Zkontrolujte tým.
  • Dohlíží na systémy.
  • Zajišťuje bezpečnost zákazníků a zaměstnanců.
  • Připravte si zprávy o všem, co se stalo a co se stalo.
  • Ovládání parkování.

Vedoucí zahradnictví

Má na starosti vše, co se týká zahrady a její údržby.

Správní manažer

Jeho funkcí je plánování a řízení administrativního řízení společnosti.

  • Správa vztahů s dodavateli.
  • Personální disciplinární kontrola.
  • Vytvořit výrobní strategie atd..

Vedoucí lidských zdrojů

Je zodpovědný za vše, co souvisí s kontrolou lidských zdrojů a pracuje v přímém kontaktu s generálním managementem a dalšími manažery.

  • Musí udržovat příznivé pracovní prostředí.
  • Organizace HR subsystémů.
  • Zprostředkování konfliktů mezi zaměstnanci.
  • Zajistit dobré vztahy zaměstnanců a podniků.

Vedoucí skladu

Kontroluje vstupy a výstupy všech materiálů, zařízení, výrobků, nástrojů a obecně veškerého majetku ve vlastnictví společnosti.

Dále provádí audity a inventury pro správnou a účinnou kontrolu.

Účetní asistent

Jejich úkoly se vztahují k účetním úkolům, mezi některé z jeho mnoha funkcí můžeme najít:

  • Řízení zásob.
  • Platba služeb.
  • Daňová přiznání.

Administrativní asistent

Jeho hlavní funkce jsou:

  • Zpracovávat korespondenci, přijímat dokumenty, odpovídat na hovory, navštěvovat, archivovat dokumenty, zpracovávat soubory, aktualizovat agendu atd..

Další schéma je: