Podíl:
10 charakteristik nejdůležitějšího formálního dopisu
Formální dopis je písemná komunikace mezi dvěma lidmi, kteří se mohou znát nebo ne, ale kteří mají v každém případě vzdálený a uctivý vztah, který je nutí udržovat formální jazyk.
Ten, kdo napíše dopis, se nazývá příjemce nebo emitent; přijímajícím příjemcem nebo příjemcem. Formální dopis se obvykle používá mimo jiné pro komunikaci mezi společnostmi, vysokými institucemi a vládními subjekty..
Používá se také k účasti na udělování mezinárodních cen, veřejných jmenování nebo uznání.
Ve formálních dopisech, hovorový jazyk, obeznámenost, idiomy a tuteo by měly být ponechány stranou. Obecně přijaté zdvořilostní vzorce musí být přítomny a musí splňovat předem stanovenou strukturu.
Písmena tohoto typu musí být ze své formální povahy vlastnoruční nebo vytištěna na papíře a zaslána příjemci v zapečetěné obálce, ačkoliv je pravda, že v současném digitálním věku se struktura dopisů používá pro komunikaci zasílanou prostřednictvím e-mailu. Ten však není nejběžnější ani doporučený.
10 hlavních charakteristik formálních dopisů
1. Formální jazyk
Formální jazyk vyžaduje správné používání slovní zásoby a dokonalou gramatiku a pravopis. Léčba musí být vzdálená a úctivá.
Zpracování odesílatele vůči příjemci musí být vaše; nikdy by neměla být navázána, bez ohledu na věk nebo rozsah příjemce, nebo pokud je nebo není znám odesílatelem.
Ačkoli jazyk by měl být uctivý, neznamená to, že by měla být zrušena laskavost a zdvořilost..
2. Konkrétní záměr
Žádný formální dopis není psán bez přesného záměru a definovaného cíle. S tímto typem dopisu je zamýšleno sdělit něco příjemci nebo požadovat informace, které to odesílatel vyžaduje.
V každém případě je žádoucí pozitivně ovlivnit příjemce a jeho predispozici tak, aby tok komunikace pokračoval, dokud nebudou splněny cíle odesílatele. Poskytnuté informace by měly být co nejjasnější a nejúplnější.
3- Délka
Formální dopis je obvykle krátký a specifický, směřující přímo k cíli, po odpovídajících pozdravech a pravidlech zdvořilosti.
Jak je tomu obvykle v institucionálním, obchodním, vládním nebo mezi dvěma lidmi, kteří nemají blízký vztah, nedává žádný smysl chodit po pobočkách, odbočit nebo vysvětlovat otázky, které nejsou ústřední. Tímto způsobem by obecně formální dopisy neměly překročit 2 strany.
4- Záhlaví
Formální dopis musí být napsán na oficiálních tiskovinách subjektu nebo osoby, která jej píše. To je obvykle děláno na hlavičkovém papíru ve kterém jen jméno instituce nebo odesílatele může se objevit, ačkoli to může také zahrnovat adresu stejné..
Po tomto datu by se mělo objevit datum, kterému předchází místo (město), kde píšete.
Je chytřejší napsat datum bez zkratek, tj. Měsíce napsaného písmeny a roku se čtyřmi čísly. Musí být zarovnán vpravo od listu.
5- Zpracování a pozdrav
Léčba musí být formální a musí zahrnovat postavení, profesi nebo rozsah příjemce. Například: prezident, lékař, profesor, generál, atd., Následovaný příjmením. Vyhněte se pozdravům s křestním jménem, přezdívkami nebo přezdívkami.
Když je příjemce pár, měli byste se chovat jako k Pánu a Paní. Poslanci a senátoři jsou v některých zemích považováni za „Čestné“, v jiných mohou být „Ilustrovaný Pán“.
Totéž se děje s jinými vládními pozicemi nebo tituly šlechty, takže je důležité znát protokol každé země.
Pokud neznáte konkrétního příjemce, můžete použít neosobní vzorce, například "Komu se to může týkat" nebo jednoduše "Vážený pane" nebo "Vážená paní".
Pro pozdrav byste měli přidat nějaké zdvořilostní pravidlo jako „Vážení“, „Respektováno“ atd. Formulář "Vážený pane" se také používá jako formální pozdrav.
6- Tělo
Obsah dopisu by měl také začínat nějakým zdvořilostním pravidlem takový jak: “přes toto ...”, “já píšu k vám ...”, “já velmi slušně oslovuji vás u příležitosti ...”, “podávat toto \ t pro ... "nebo několik méně protokolů, jako je" Nejprve přijměte srdečný pozdrav ... ".
Dopis by měl mít krátké a dobře strukturované odstavce. Poselství musí být přesné, konkrétní a jednoznačné.
Pokud se jedná o žádost, musí být provedena přímo; pokud je to informativní dopis, měli byste jít rovnou k věci. Vždy mějte na paměti, že příjemce je zaneprázdněný člověk, který nechce ztrácet čas zbytečnými projevy nebo je obtížné porozumět.
7- Rozloučení
Rozloučení by mělo završit centrální myšlenku dopisu, posílit cíl a podpořit činnost, kterou odesílatel očekává od příjemce („Čekám na vaši odpověď“, „doufám, že informace jsou užitečné“ atd.).
Nejvíce obyčejné zavírání pro formální dopisy je “upřímně” nebo “velmi opatrně”, preferring tyto formy k více hovorovým těm jako “srdečný pozdrav”, “pozdravy”, “objetí”, etc..
Po tomto je nutné umístit tištěný podpis (jméno a příjmení blokovým písmem) a podpis odesílatele. T
Musí také obsahovat pozici nebo pozici, kterou má odesílatel, tj. "Dr.", "Ing.", "Prof.", za nímž následuje jméno a příjmení a v samostatném řádku pozice: "předseda hodnotící komise", "velvyslanec argentinské republiky "," generální tajemník "atd..
8- Další informace
Na konci dopisu a po podpisu lze v případě potřeby uvést vysvětlení příloh nebo jména osob, kterým bude zaslána kopie dopisu (označeno zkratkou "Cc")..
Níže a konečně, iniciály osoby, která diktovala dopis, to znamená, že vlastní odesílatel (velkými písmeny) a osoby, která jej přepisovala (malými písmeny), mohou být zahrnuty, jak je uvedeno: ABC / def.
Být dopis, který byl předtím myslel, použití postscripts není doporučeno ve stejném.
9- Obálka
Každý formální dopis musí být zaslán uvnitř obálky, i když se odesílatel a příjemce nacházejí ve stejné budově (například komunikace mezi útvary téže instituce)..
Obálka musí mít velikost podle toho, co bude obsahovat, takže nebude příliš objemná. Dopis by měl být složen tak málo, jak je to jen možné (2 až 4násobné maximum), protože papír, který je téměř neporušený s příliš mnoha záhyby, je mnohem elegantnější.
Jméno a data příjemce jsou vždy umístěny na přední straně obálky a uprostřed. Jméno odesílatele a data mohou být na zadní a zadní straně obálky nebo na přední, horní a levé straně obálky.
Horní pravý kvadrant na přední straně obálky je vždy vyhrazen pro známky nebo známky.
Musí být pečlivě uzavřena, ale pevně, aby byla zaručena nedotknutelnost obsahu. V některých případech velmi protocolares nebo elegantní, mohou být uzavřeny těsnící vosk.
10- Odpověď
Každý formální dopis musí mít odpověď. Totéž musí být rychlé, stručné a zachovat stejný nástin formálního dopisu.
Formální dopis bez odezvy je považován za neúctivý a nezdvořilý akt příjemce, který může způsobit účinek zcela opačný k cíli, který byl původně sledován..
Odkazy
- Formální dopis Zdroj: es.wikipedia.org
- 10 Charakteristika formálního a neformálního dopisu. Získané z características.co
- Dopis a jeho prvky. Obnoveno z portaleducativo.net
- Charakteristika formálního dopisu. Obnoveno z clubensayos.com
- Charakteristika a funkce formálních dopisů. Zdroj: estudiaraprender.com