Podíl:
Požadavek na typy nákupu, jak je to provedeno, význam a příklady
Forma požadavek na objednávku je dokument vytvořený zákaznickým oddělením nebo personálem skladu, aby informoval oddělení nákupu o položkách, které je třeba objednat, množství a dodací lhůtu. Nákup ve společnosti začíná sběrem požadavků.
Po jejich sestavení musíte informovat oddělení nákupu. Požadavek na objednávku je dokument, který bude obsahovat seznam těchto požadavků. Aby se předešlo podvodům, vedoucí oddělení nejsou obvykle oprávněni zadávat objednávky přímo u dodavatelů nebo nakupovat jménem společnosti..
Místo toho, který skutečně zadává objednávky s externími dodavateli, je jiné oddělení nazývané nákupní oddělení. Manažeři jednotlivých oddělení využívají formuláře žádosti o objednávku, aby informovali toto oddělení o tom, jaké materiály je třeba získat.
Požadavky na nákupy a objednávky jsou klíčovým dokumentem v procesu získávání položek, které společnost potřebuje pro svůj provoz, standardizací procesu objednávání interně i externě.
Index
- 1 Typy
- 1.1 Standard
- 1.2 Subdodávky
- 1.3 Zásilka
- 1.4 Převod zásob
- 1.5 Externí služba
- 2 Jak je zpracován?
- 2.1 Proces požadavku na objednávku
- 3 Význam
- 3.1 Spusťte proces nákupu
- 3.2 Jedná se o kontrolní nástroj
- 3.3 Chránit podnikání
- 3.4 Centralizace procesu nákupu
- 4 Příklady
- 4.1 Příklad 1
- 4.2 Příklad 2
- 5 Odkazy
Typy
Klíčové body týkající se požadavku na objednávku jsou následující:
- Jedná se o požadavek, aby oddělení nákupu získalo určitý seznam materiálů.
- Potřebujete souhlas kupní organizace.
- Jedná se o interní dokument; to je, to zůstane uvnitř organizace.
Požadavek na objednávku můžete vytvořit pro následující typy poskytování:
Standard
Získání dodávek a materiálů od dodavatelů, a to jak pro výrobní procesy, tak pro spotřební materiál pro kanceláře a další aktiva.
Subdodávky
Dodání surovin dodavateli a získání hotového výrobku.
Zásilka
Získání materiálu, který je uložen v zařízeních společnosti a za něž je dodavatel zaplacen.
TransfEfektivita zásob
Získání materiálů z jiného oddělení nebo oblasti, která je ve stejné organizaci.
Externí služba
Získat služby externího dodavatele, např. Provádění údržby zařízení.
Jak se to dělá?
Základní komponenty tvořící požadavek na objednávku jsou:
- Číslo požadavku, které umožňuje identifikaci dokumentu. Musí být předtištěno.
- Žádající oddělení.
- Datum požadavku a požadovaný termín dodání.
- Jméno osoby, která připravuje rekvizici a podpis osoby, která příslušné oprávnění vydala.
- Požadované položky musí být podrobně popsány, aby nedošlo k nepřesným údajům. Částka musí být přesná; je velmi důležité umístit požadovanou jednotku (kg, litry, jednotky atd.).
- Podpis vedoucího nákupního oddělení, který nákup schválí nebo neschválí.
- Pokud již byly od dodavatelů požadovány nabídky, musí být připojeny k žádosti.
Proces požadavku na objednávku
Proces požadavku na objednávku používají organizace k provádění a sledování objednávek dodávek. To může být cokoliv od surovin po kancelářský nábytek a další.
Když manažer oddělení zjistí, že materiály jsou nízké, vyplňte formulář žádosti, který obsahuje pole uvedená výše..
Požadavek na objednávku je formulář, který oddělení společnosti zasílá oddělení nákupu, kde jsou uvedeny položky, o které chcete požádat od externího dodavatele..
Tento proces umožňuje uživatelům zadávat objednávky, přijímat schválení supervizora a co je nejdůležitější, umožnit externím dodavatelům předkládat cenové nabídky..
Když manažer nákupu obdrží v tomto procesu požadavek na objednávku, může zkontrolovat všechny informace odeslané původním uživatelem. Správce jednoduše vybere, zda je požadavek vyhovující nebo ne.
Pokud není schválen, je zde box, do kterého lze uvést důvod rozhodnutí, a o tomto rozhodnutí bude informováno žádající oddělení. Pokud však manažer dá svůj souhlas, dalším krokem bude požádat dodavatele o cenovou nabídku.
Význam
Spusťte proces nákupu
Oddělení společnosti budou potřebovat materiály vždy tak často; Požadavek na objednávku spustí proces nákupu. Oddělení nákupu bude jednat v souladu s pevností dokumentu.
Pokud se vyskytne problém, bude dokument sloužit jako důkaz, že oddělení požádalo o dodávku s určitou komunikací.
Je to kontrolní nástroj
Tam, kde neexistují řádné kontroly, mohou být zaměstnanci zapojeni do podvodů, protože mohou požadovat materiály pro osobní použití.
S požadavkem na objednávku jsou zavedena opatření, která zaručují, že se neprovádí žádný podvod. Žádost musí projít několika rukama, aby byla zajištěna její přesnost a potřeba.
Chraňte obchod
S provedenými objednávkami se vyhýbají možnostem podvodu. Majetek společnosti je také chráněn.
Centralizace nákupního procesu
Když organizace vyžaduje, aby všechny požadavky byly prováděny centrálně prostřednictvím nákupního oddělení, je snadné celý proces řídit.
Kupující také těží, protože mohou nyní skupinové nákupy a využít kupní sílu organizace vyjednat lepší podmínky.
Příklady
Příklad 1
Číslo požadavku: 00455
Datum: 15. května 2018
Jméno žadatele: Annaliese Corvo
Pozice: školitel
Oddělení: Personální vzdělávání
Důvod žádosti: Následující položky musí být použity v tréninku "Quality Assurance", který bude poskytnut v týdnu od 16. do 20. července 2018..
- 01 případ flipchartových značek.
- 12 tužek.
- 01 flip chart s 20 bílými listy: 1 metr široký x 1,5 metru dlouhý.
- 12 běžných notebooků normální velikosti.
- 06 barevné značky pro tabuli.
- 12 gumy pro vymazání.
- 12 modrých inkoustových per.
Jsou připojeny 2 citace od dodavatelů tiskovin.
Autor: Alberto Moreno
Funkce: Manažer lidských zdrojů
Řízení lidských zdrojů
Příklad 2
Výrobní oddělení společnosti Confecciones Tely, S.A. Musíte si objednat různé materiály a vyplnit formulář žádosti. Tento formulář informuje nákupní oddělení, že tyto dodávky jsou potřebné.
Oddělení nákupu může schválenou žádost zamítnout nebo zamítnout. V případě schválení bude vytvořena objednávka.
Objednávka je zaslána dodavateli za účelem nákupu výrobků. Dodavatel vyrábí a dodává výrobky s fakturou.
Oddělení recepce obdrží produkty a doručí zprávu o přijetí účetnímu oddělení.
Pokud jsou všechny doklady v souladu, vydá účetní oddělení vystavovateli fakturační schválení, v němž uvede, že platbu lze provést dodavateli..
Odkazy
- Obchodní slovník (2018). Požadavek na objednávku. Převzato z: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Co je požadavek na objednávku? Převzato z: myaccountingcourse.com.
- Lesní čas. Rozdíl mezi požadavkem a objednávkou. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Dani Hao (2018). Co je požadavek na objednávku a proč je to důležité pro vaše podnikání. Procurify. Převzato z: blog.procurify.com.
- Tutoriály Bod (2018). SAP MM - Požadavek na nákup. Převzato z: tutorialspoint.com.