Funkce oddělení nákupu, funkce a význam

nákupní oddělení je součástí společnosti odpovědné za všechny činnosti spojené s pořízením surovin, náhradních dílů, služeb atd., jak to vyžaduje organizace. Poskytuje službu, která je páteří mnoha průmyslových, maloobchodních a vojenských organizací.

Zajišťuje, že dodávky potřebné pro provoz podniku jsou tříděny a udržovány v zásobách. Toto oddělení je centrem úspěšného řízení dodavatelského řetězce a je zodpovědné za minimalizaci nákladů na objednané produkty, kontrolu skladových zásob a navázání silných vztahů s dodavateli..

Kvalitní nákupní oddělení bude požadovat kvalitu od dodavatelů a bude se řídit objednávkami od začátku až po recepci. Pomozte ostatním oddělením identifikovat potřeby, řídit proces rekvizice a získat konkurenční ceny. Obvykle působí jako kontroloři, aby zajistili dodržování rozpočtů.

Index

• 1 Charakteristika
  • 1.1 Působit jako důvěryhodní poradci vrcholového managementu
  • 1.2 Podporovat inovace dodavatelů
  • 1.3 Poskytovat znalosti o klíčových dodavatelských datech
  • 1.4 Řízení a vyhlazení rizika dodavatelského řetězce
  • 1.5 Podporovat agilní personální rozvoj a rozvoj talentů
• 2 Funkce
  • 2.1 Získání materiálů
  • 2.2 Vyhodnotit ceny
  • 2.3 Předběžný souhlas dodavatelů
  • 2.4 Traťové příkazy
  • 2.5 Kancelářská práce
  • 2.6 Dodržování politik
• 3 Význam
  • 3.1 Získejte nižší náklady
  • 3.2 Zabránit nedostatečnosti materiálů
  • 3.3 Zlepšit kvalitu
  • 3.4 Řízení vztahů
  • 3.5 Hledání inovací
• 4 Odkazy

Vlastnosti

Působí jako důvěryhodní poradci vrcholového managementu

Oddělení nákupu se podílí na podnikovém plánování a rozpočtu na vysoké úrovni. To umožňuje navrhnout náklady na reverzní inženýrství a prozkoumat alternativy, které jsou potenciálně méně nákladné a / nebo vyšší kvality..

Podpora inovací od dodavatelů

Oddělení nákupu pracuje více než jen s nejnižší cenou a spolupracuje s dodavateli na snížení základních nákladů na jejich produkty a služby.

Jsou úzce zapojeni do „životního cyklu inovací“, od počáteční myšlenky až po výrobu a neustálého zlepšování.

Poskytovat znalosti o klíčových dodavatelských datech

Společnosti mohou tyto informace využít k vytváření prediktivních analýz, které poskytují hlubší pohled na trhy.

Řídit a vyhlašovat riziko dodavatelského řetězce

Hospodářská krize naučila hodnotu bdělosti o stabilitě dodavatelů. Oddělení nákupu má mnohem ostřejší představu o této oblasti než kterákoli jiná část organizace.

Podporovat agilní personální rozvoj a rozvoj talentů

Je nezbytné překonat funkční a geografické hranice a najít správné kandidáty na oddělení nákupu.

V některých případech spočívá odpověď v outsourcingu nebo využívání organizací sdílených služeb.

Funkce

Získání materiálů

Pro výrobní společnost by to mohlo zahrnovat suroviny, ale mohlo by zahrnovat i nástroje, stroje nebo dokonce nezbytné kancelářské potřeby pro obchodní tým a sekretáře..

V oblasti maloobchodu musí oddělení nákupu zajistit, aby na regálech nebo v obchodech bylo vždy dostatek výrobků, aby byl sklad dobře zásoben..

Zvláště důležité je udržovat skladový sklad na rozumné úrovni. Investování velkého množství peněz nad rámec zásob by mohlo způsobit problémy se zásobami a nedostatek kapitálu pro jiné typy výdajů, jako je výzkum a vývoj nebo reklama..

Vyhodnotit ceny

Oddělení nákupu je zodpovědné za průběžné vyhodnocování, zda přijímáte materiály za nejlepší možnou cenu, aby se maximalizovala ziskovost.

Musíte porovnat ceny, abyste našli nejlepší dodavatele s nejrozumnějšími cenami pro objednávky konkrétní velikosti společnosti.

Oddělení nákupu může komunikovat s alternativními dodavateli, vyjednávat lepší ceny za vyšší objemové zakázky nebo zjistit možnost získání produktů s nižší cenou z jiných různých zdrojů.

Předběžné schválení dodavatelů

Oddělení nákupu vyhodnocuje dodavatele z hlediska ceny, kvality, názorů zákazníků a času na dokončení zakázek, přičemž sestaví seznam schválených dodavatelů.

Sledovat objednávky

Objednávky jsou dokumentovány na formulářích objednávky. Tyto údaje uvádějí důležité informace o objednaných materiálech, jakož i požadované množství.

Tyto formuláře slouží k zajištění toho, aby byly objednané produkty přijaty a aby bylo možné sledovat dobu potřebnou k dokončení objednávek.

Kancelářské práce

Oddělení nákupu zpracovává veškerou dokumentaci související s nákupem a dodávkou materiálu.

To znamená úzkou spolupráci s účetním oddělením, aby bylo zajištěno, že je k dispozici dostatek peněz na nákup položek, hladký průběh peněžních toků a včasné provedení všech plateb..

Dodržování politik

Před nákupem musí oddělení nákupu zajistit, že splní formality požadované pro získání a schválení rozpočtu, a musí zajistit, aby byly materiály zakoupeny v souladu s obecnou politikou organizace..

Význam

Získejte nižší náklady

Oddělení nákupu hraje důležitou roli při maximalizaci obchodních zisků. Porovnejte ceny a vyjednávejte s dodavateli tak, aby společnost získala nejlepší možnou cenu v potřebných produktech.

To může také poskytnout úspory tím, že využije záruky a slevy, které jsou obvykle zapomenuty non-specialisty.

Pomáhá šetřit, přináší lepší transparentnost na úkor společnosti. To umožní vyjednat lepší smlouvy a uvolnit peněžní tok.

Zabránit nedostatečnosti materiálů

Oddělení nákupu musí určit, které produkty jsou pro společnost kritické a přijmout vhodná opatření na ochranu dodavatelského řetězce.

Aby se zajistilo, že nedostatečné materiály neovlivní produktivitu, oddělení nákupu používá techniky, jako je vícenásobné zásobování.

Více zdrojů znamená použití několika dodavatelů, kteří nabízejí stejné produkty. Pokud je problém s jedním dodavatelem, objednávky mohou být zvýšeny na jinou, aby se kompenzovala porucha.

Zlepšit kvalitu

Oddělení nákupu pomáhá zlepšovat kvalitu stanovením výkonnostních cílů. Pak sleduje skutečný výkon s ohledem na tyto cíle.

Je důležité měřit charakteristiky kvality pomocí ukazatelů atributů, jako je trvanlivost, vzhled výrobku nebo včasnost dodávky.

Úzce spolupracujeme s dodavateli na rozvoji jejich procesů a pomáháme jim zlepšovat kvalitu.

Správa vztahů

Úkolem nákupního oddělení je zajistit, aby dodavatel měl zájem o spolupráci se společností. Zajistěte, aby dodavatel investoval do dlouhodobého vztahu.

Oddělení musí také řídit vztahy uvnitř společnosti. Musíte spolupracovat s interními zainteresovanými stranami, jako je marketing, finance, logistika a distribuce, abyste zajistili, že všechny budou sladěny.

Hledání inovací

Vzhledem k tomu, že oddělení nákupu je vždy v kontaktu s řadou externích podniků, je v ideální pozici pro získání inovativních produktů, které mohou podniku poskytnout konkurenční výhodu z hlediska ceny, kvality nebo pohodlí..

Odkazy

1. Alexis psaní (2018). Jaké jsou funkce oddělení nákupu v organizaci? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Experimentální strojový překlad hesla 2018 z encyklopedie Wikipedia pořízený překladačem Eurotran. Řízení nákupu. Převzato z: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Role oddělení nákupu v podnikání. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 způsobů, jak může nákupní oddělení zlepšit vaše podnikání. Převzato z: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Pět rysů organizací pro zadávání zakázek na světové úrovni. Forbes. Převzato z: forbes.com.