7 funkcí nejvýraznějšího tajemníka



Mezi hlavní funkce tajemníka Zahrnují řízení agendy, slouží veřejnosti a spravují důvěrné informace. Je osoba, která je zodpovědná za plnění úkolů administrativní pomoci v kanceláři.

Tato pozice může být vykonávána mužem nebo ženou, ačkoli nejběžnější je, že je to žena, která ji vykonává.

Obvykle mají na starosti důvěrné záležitosti lidí s určitou hierarchií v rámci společnosti, jako jsou například ředitelé, manažeři, prezidenti, mimo jiné. To je proměňuje v pravou moc výkonného, ​​pro kterého pracují.

Pokud je společnost malá, největší pracovní zátěž tajemníka souvisí se základními kancelářskými úkoly.

Některé země světa věnují zvláštní den v roce a děkují a oslavují svou práci. Například v Kolumbii, Peru a Mexiku je den tajemníka 26. dubna, zatímco ve Venezuele je 30. září.

7 hlavních funkcí sekretářky

Úkolem tajemníka je poskytovat podporu a spolupráci svému šéfovi, aby mohla plně plnit svou úlohu v organizaci, bez zpoždění či rozptýlení..

Ačkoliv povaha společnosti ovlivňuje druh práce požadované sekretářkou, lze říci, že její hlavní funkce jsou:

1 - Řízení agendy

Tajemník zodpovídá za průběžnou aktualizaci agendy osoby, pro kterou pracuje. Zde byste měli odrážet všechny své práce a občas osobní závazky.

Musíte také vést záznamy o údajích všech osob a institucí, se kterými se váš zaměstnavatel musí zabývat.

Agenda tajemníka obvykle slouží jako provozní protokol výkonného pracovníka, pro kterého pracuje.

2- Pozornost veřejnosti

Pozornost vůči veřejnosti je jedním z nejzákladnějších úkolů, které musí sekretářka vykonávat. Musíte odpovídat na hovory a zaznamenávat jejich důvody, stejně jako všechny údaje, které umožní zaměstnavateli sledovat záležitosti.

Je to také osoba, která přijímá návštěvníky v kanceláři. To je důvod, proč je důležité, aby sekretářka udržovala obraz v souladu s firemní image pracoviště.

Vaše role spočívá nejen v přivítání návštěvníků, ale také v poskytnutí prvních instrukcí a pokynů k organizační kultuře a vnitřním procesům společnosti..

3- Správa dokumentů

Kromě toho, že je osoba, která přijímá a spravuje korespondenci svého šéfa, sekretářka píše, čte, reaguje a podává většinu dopisů, oznámení, poznámek a e-mailů od svého zaměstnavatele..

Za tímto účelem je vhodné spravovat určité aplikace softwaru které vám umožní rychleji a rychleji připravit takové dokumenty.

Specifičnost těchto kompetencí bude záviset na typu práce, která se vyžaduje v oblasti, ve které pracují..

Tajemník řídí kontaktní databázi svého šéfa a podává písemnou korespondenci, zápisy z jednání a další dokumenty, o které má zájem..

Je to tajemník, který obvykle bere na vědomí záležitosti, které se zabývají na důležitých schůzích.

4- Manipulace s citlivými informacemi (interní a externí)

Mezi funkcemi, které dobře rozlišují dobrou sekretářku, jsou řádně a efektivně zpracovány všechny informace, které jsou pro provoz společnosti nebo instituce, kde pracujete, velmi důležité..

Měli byste mít například kontrolu nad právními dokumenty, které mohou být vyžadovány vládními institucemi kdykoli.

Můžete také získat přístup k informacím o životním prostředí nebo o některém z herců, kteří jsou s firmou spojeni. Tyto informace musí být spravovány diskrétně, efektivně a včas.

5- Organizace kanceláře

Tajemník musí provozovat a udržovat v provozu zařízení a nábytek kanceláře: telefony, kopírky, tiskárny, projektory, nábytek, kartotéky, mj...

Je to ten, kdo kontroluje zásoby zásob a kancelářského vybavení. To také udržuje fyzické a elektronické souborové systémy v pořádku, takže informace jsou snadno dostupné v případě potřeby..

Tajemník musí mít čistý a organizovaný pracovní prostor, protože je to obvykle jedna z prvních věcí, které lidé mimo společnost vidí při vstupu do svých zařízení..

6- Příprava prezentací

Ředitel musí obvykle předkládat své zprávy ve formě prezentací, které shrnují a hierarchizují informace. Pro tento úkol obvykle žádá svého sekretáře o pomoc.

Osoba, která je v sekretariátu, by měla zajistit, aby informace, které se tam objeví, odrážely údaje, které chce jeho šéf sdílet.

Měli byste si také uvědomit, že se jedná o prezentaci bez pravopisných chyb, která je v souladu s grafickou identitou společnosti.

7. Administrativní dohled

Je také odpovědností tajemníka, aby si byl vědom dodržování zásad a postupů nezbytných pro péči o majetek společnosti nebo instituce, kde pracuje..

Podle hierarchické úrovně vašeho šéfa může sekretářka ověřit správnost údajů, které odrážejí podrobnosti rozpočtových operací..

Tajemník se musí zabývat kontrolou řízení a řádnou správou zdrojů v rámci úřadu.

Virtuální sekretářka

Se vzestupem on-line pracovních míst se objeví postava tajemníků online nebo virtuální asistenti.

Tito sekretáři vykonávají většinu výše popsaných úkolů, ale vzdáleně. V těchto případech sekretáři účtují své služby hodinu nebo projektem.

Odkazy

  1. Kulturní peníze (2015). Čtyři hlavní funkce sekretářky. Zdroj: comofuncionaque.com
  2. Kokemuller, Neil (s / f). Seznam povinností tajemníka. Zdroj: work.chron.com
  3. Pymex (2016). Funkce a povinnosti správního tajemníka. Zdroj: pymex.pe
  4. Dobrovolník nyní (s / f). Jaká je role tajemníka? Zdroj: diycomteesguide.org
  5. Windermere, Anna (s / f). Jaké jsou funkce sekretáře jako asistenta manažera? Zdroj: pyme.lavoztx.com