Podíl:
Jaký je životně důležitý cyklus dokumentů?
životního cyklu dokumentů sestává z posloupnosti fází, přes které soubor přechází po celou dobu jeho životnosti. Tyto fáze, od vytvoření dokumentu, přes všechny jeho použití a úpravy, až do doby, kdy jsou zničeny nebo trvale uloženy.
Koncept životního cyklu dokumentů vznikl ve Spojených státech po druhé světové válce. To bylo způsobeno potřebou najít vhodný způsob, jak spravovat velký počet souborů, které se nahromadily.
Každá disciplína se zabývá životním cyklem dokumentů jiným způsobem, s přihlédnutím k jejich přístupu a povaze spisu.
Životní cyklus právního dokumentu může mít například různé etapy než akademický dokument.
V každém případě by se měly měnit úvahy o tom, jak dlouho by měl být dokument uchováván, jak by měl být uchováván nebo jaký má jeho správný účel použití. Podobně existují i různé přístupy k fázím životního cyklu.
Například mohou existovat dokumenty bez jakékoli hodnoty pro společnost nebo pro vládní subjekt z důvodu jeho věku. Tyto archivy však mohou mít pro muzeum vysokou historickou hodnotu.
Další zásadní rozdíl je mezi analogovými a digitálními dokumenty. Přestože význam spočívá v obsahu dokumentů, existence digitálních souborů předpokládá zvláštnosti při jejich zpracování a ve fázích jejich životního cyklu..
Tři věky dokumentů
V roce 1972 historik Carlos Wyffels navrhl teorii tří věků. Podle toho jsou dokumenty objekty, které mají životně důležitý proces, při kterém jsou jejich použití transformována.
Dokumenty jsou obecně intenzivně využívány bezprostředně po jejich vytvoření a po určitou dobu.
Časem se však toto použití snižuje až do okamžiku, kdy se zcela zastaví, buď proto, že jsou archivovány nebo zničeny.
Podle Wyffelsa, tento cyklus přes kterého všechny dokumenty projdou je rozdělen do tří věků: administrativní nebo aktivní věk, střední nebo polořadovka-aktivní věk, a neaktivní nebo historický věk..
Administrativní nebo aktivní věk
Vztahuje se na aktivní období dokumentu. Začíná okamžikem jeho vzniku a prochází různými fázemi, v nichž je konzultován, přenášen a sdílen často.
Například správní věk lístku veřejné služby začíná, když je generován. Pak se bude pohybovat po omezenou dobu: když je doručovatel doručuje nebo posílá e-mailem, kdy je konzultován a kdy je placen.
Mezilehlý nebo poloaktivní věk
Je to období, ve kterém dokument ztratil nástroj, pro který byl vytvořen. Nemá tak aktivní využití jako ve správním věku. Je však konzervativní a může být občas konzultován.
Například, mezitímní věk lístku služby začíná, když je po zaplacení uložen ve složce. Je velmi pravděpodobné, že se s ním nikdy nebude konzultovat, zůstane však archivován v případě jakýchkoli obav.
Poloaktivní životnost dokumentů může být variabilní podle typu dokumentu a podle kontextu. Například právní dokument může mít aktivnější život než lístek veřejné služby.
Nečinný věk nebo historický věk
Vztahuje se na poslední období souborů. Ne všechny soubory však mají stejný cíl. V závislosti na jejich povaze mohou být přeměněny na historické nebo zničené.
Historické archivy jsou ty, které mají kulturní nebo výzkumnou hodnotu. Proto se v této fázi snaží uchovat metody konzervace co nejúplněji..
Fáze životního cyklu dokumentů
Teorie tří věků obecně stanoví základní fáze, kterými procházejí všechny dokumenty.
Existují však i další specifičtější etapy, které definují užitečnost a manipulaci s dokumenty.
Fáze, kterými dokument prochází, závisí na jeho hodnotě, jeho použití a kontextu. Podle těchto charakteristik je určeno, které fáze musí projít a které jsou technické a administrativní dispozice každého z nich.
To jsou některé z hlavních etap, kterými dokument prochází během jeho životnosti:
1-vytvoření: spočívá ve vytvoření dokumentu v tištěné nebo digitální podobě.
2-Uložení: Podle formátu, ve kterém byl dokument vytvořen, je uložen fyzicky nebo digitálně. V některých případech se uvažuje také o fázi digitalizace, pokud je součástí procesu.
3-kategorizace: odkazuje na organizaci, klasifikaci nebo indexaci dokumentů podle parametrů stanovených v každém kontextu.
4-Přenos: týká se zasílání a / nebo doručování dokumentu podle jeho vlastností. Ve skutečnosti to může odkazovat na doručení fyzickou poštou nebo na e-mailovou zásilku..
5-Distribuce: tato etapa se týká dokumentů, které jsou veřejně prospěšné nebo potřebné, a proto musí být po vytvoření zpřístupněny určité skupině lidí.
6-Spolupráce: V současné době mohou být soubory uspořádány pro použití a sdílené úpravy. Tato fáze má nedávný vzhled a je určena výhradně pro digitální dokumenty.
7-Konzultace: odkazuje na tuto fázi, ve které jsou dokumenty uspořádány s úmyslem, aby mohly být konzultovány. Během tohoto procesu jsou velmi důležitá bezpečnostní a / nebo přístupová opatření v závislosti na veřejnosti, od které se očekává, že bude mít přístup k informacím.
8 - Zápis nebo zničení: Toto je poslední fáze životního cyklu všech dokumentů. Odpovídá okamžiku, kdy je rozhodnuto, zda má dostatek historické hodnoty, která má být zachována, nebo naopak je zničena..
Zdroje
- Vysoká škola Darmouth. (S.F.). Životní cyklus dokumentu: Definice, podpůrné technologie a aplikace. Zdroj: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Životní cyklus dokumentů: Teorie tří věků. Zdroj: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). Co je to životní cyklus elektronického řízení dokumentů? Zdroj: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Životní cyklus dokumentů. Zdroj: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Životní cyklus dokumentů - španělský archivační systém. Obnoveno z: normadat.es.