Jaký je administrativní proces?



V tomto článku uvidíte jaký je administrativní proces? a jaké jsou jeho konkrétní aplikace ve vývoji firem.

Při formování společnosti existují dvě hlavní fáze nebo fáze. Ve společenském organismu se totéž děje v živém organismu. První začátek iniciativy jednoho nebo několika lidí, kteří jsou zodpovědní za jeho strukturování.

Když je struktura již ustavena, začíná druhá etapa, která spočívá v operaci nebo normální funkci společenského organismu pro dosažení navržených cílů..

Tento soubor cílů představuje administrativní proces, takže lze říci, že tento postup slouží k účinnému dosažení těchto cílů.

Jaký je účel administrativního procesu ve vývoji společnosti??

Podle různých autorů by administrativní proces sestával ze čtyř fází. Díky nim jsou dosahovány cíle stanovené společností. Tyto fáze jsou:

  1. Plánování
  2. Organizace
  3. Řízení
  4. Kontrola

Ostatní autoři jako Koontz & O'Donnell zahrnují etapu integrace, zatímco Agustín Reyes Ponce přidává fázi předvídání na začátek.

Podle toho lze usuzovat, že ke studiu existuje šest základních fází, které tvoří dvě základní fáze vzniku společnosti nebo sociální organizace. Proto bude snazší pochopit, zda jste předtím, než víte, jaké jsou základní fáze vývoje společnosti.

Fáze ve vývoji společnosti

1 - Statická fáze

První fáze, známá také jako statická fáze, je místem, kde jsou vytvořeny základní otázky vzniku společnosti: co budeme dělat? Jak to uděláme?

Jedná se o fázi výstavby společnosti, která jako živý organismus začíná jako buňka a pak tkáně a orgány, které jsou definovány, dokud nedokáží dokončit své funkce, být schopny rozvíjet normální činnosti a mít specifické funkce. V této fázi je málo interakce mezi více lidmi ve společnosti.

Tato fáze odpovídá krokům správního procesu předvídání, plánování a organizace.

2 - Dynamická fáze

V tomto stádiu je organismus již zcela strukturovaný, plně rozvíjí všechny své funkce, operace nebo činnosti, které jsou mu vlastní, v celé své rozmanité a také koordinované složitosti. To je to, co dává tvar skutečnému životu organismu.

Totéž se děje ve společnosti. Tato druhá etapa je dynamickou fází a při aplikaci ve firmě umožní jasně vidět, co se děje, a má tak možnost zhodnotit uvedené akce. Zde také najdete spoustu interakcí lidí uvnitř projektu. V této fázi najdeme kroky integrace, řízení a kontroly.

Kroky administrativního procesu

Administrativní proces je založen na struktuře organizace, aby bylo možné integrovat všechny kroky k rozvoji projektu. Stává se dynamickým procesem, kdy rozvinutá struktura pracuje efektivním a koordinovaným způsobem k dosažení cílů.

Administrativní proces je cyklický, protože plánování a organizace vyžadují integraci, která se nachází v organizaci - a řízení vyžaduje kontrolu. Každá fáze je vzájemně závislá.

Stejně jako všechny procesy, i administrativní proces byl několikrát definován odborníky. Tyto definice jsou založeny na způsobu, jakým odborníci chápou, že by měla být administrace prováděna.

V roce 1990 autoři Herbert A. Simon, Donald Smith a Victor A. Thomson definovali, že správa odkazuje na situaci, ve které „dva muži spolupracují při navíjení kamene, který ani jeden z nich nemohl sám pohybovat sám“.

Jaiyeoba (2006) vysvětlil, že správa odkazuje na účinnou koordinaci zdrojů a úsilí lidí o dosažení cílů organizace..

Co se týče vzdělávání, první cíl administrativy souvisí s integrací všech zdrojů pro zlepšení výuky a učení.

To je důvod, proč v rámci těchto více definic existují koncepty, které vystupují ve fázích tohoto procesu. Ty, které jsou posuzovány na obecné úrovni, jsou tyto: \ t

1. Plánování

Tento proces pomáhá vytvořit, udržovat a rozvíjet organizační síť schopnou předvídat, plnit a ovlivňovat požadavky a reakce příslušných aktérů..

Tato fáze plánování může být přizpůsobena různým scénářům, například plánování konkrétnější stavby, vlády, správy nebo podnikání.

Plánování zahrnuje výběr toho nejlepšího z mnoha cílů, procesů, politik a programů. Měly by být organizovány různé role s různými typy pracovníků, které se týkají funkcí, které budou provádět, aby bylo dosaženo zvolených cílů.

Během plánování jsou strategie plánovány a začnou se připravovat. Je to první fáze brainstormingu, která zpracovává a řídí různé myšlenky a začíná připravovat strategie pro rozvoj a růst projektu. Proces plánování je definován postupně ve třech krocích:

  • Analyzujte různé cestovní mapy pro společnost a / nebo firmu.
  • Vyhodnoťte různé cestovní mapy pro společnost a / nebo firmu.
  • Dokončit konkrétní aspekty plánu, který se stane součástí podnikatelského plánu nebo podnikatelského plánu.

2 - Organizace

Během této fáze musí být práce rozdělena mezi všechny členy skupiny, aby se vytvořily a rozpoznaly nezbytné vazby mezi všemi, kdo jsou součástí projektu..

Organizace je skupina pozic s pravidly a standardy akcí a chování, které musí být zváženy a následovány všemi zúčastněnými.

V této fázi je práce rozdělena na úkoly, které mohou být prováděny v logickém a vhodném pořadí pro všechny jedince, což je známo jako dělba práce..

Cílem je logicky a efektivně spojit úkoly tak, aby se skupina lidí a jejich pracovní místa dala rozdělit na oddělení.

Zde specifikujete roli každého jednotlivce v organizaci, spojení oddělení v hierarchii společnosti nebo podniku.

Kromě toho jsou zavedeny mechanismy pro důslednou integraci činností všech oddělení a pro přezkoumání účinnosti této integrace v procesu zvaném koordinace..

Implementaci je třeba neustále zvažovat, porovnávat s výsledky, potřebami členů projektu, společnosti nebo podniku a poskytovat odpovídající odměnu každé osobě za jejich dobře odvedenou práci. Význam této fáze spočívá v:

  • Jeho nepřetržitý charakter.
  • Je to nejlepší způsob, jak dosáhnout navrhovaných cílů.
  • Poskytuje metody efektivního provádění činností as minimálním úsilím.
  • Vyvarujte se pomalosti a neefektivnosti.
  • Omezit nebo odstranit duplikaci úsilí, určit role a odpovědnosti.
  • Struktura by měla odrážet cíle a plány společnosti, autority a jejího prostředí.

3- Kontrola

Při kontrole jsou činnosti, které musí být fyzicky provedeny k provedení podnikatelského plánu uvedeného v prvních fázích procesu.

Kontrola je nezbytná k potvrzení toho, co se děje, aby se zajistilo, že práce bude uspokojivě pokračovat směrem k předem stanoveným cílům.

Tyto kontrolní činnosti musí být organizovány v příslušném plánu, s požadovanými složkami pro každou činnost a výběrem správných lidí, kteří budou vykonávat svěřené úkoly..

To však nezajistí úspěšnost podnikání / společnosti nebo projektu. Vždy existuje riziko neshod, nedorozumění a náhlých překážek, které musí být co nejdříve informovány o provedení nápravných opatření. Některé příklady činností ve fázi kontroly jsou:

  • Porovnejte výsledky s obecným plánem.
  • Navrhněte efektivní způsob měření operací.
  • Komunikujte, jak jsou tyto aktivity měřeny.
  • Proveďte řádné předání informací o tom, jak jsou úkoly prováděny, a porovnávejte je.
  • Upravte kontrolní činnosti podle výsledků, které se objevují v těchto kontrolních měřeních.

4- Provádění

Spočívá v plnění požadovaných úkolů. To vyžaduje závazek a rozvoj všech členů týmu, kteří na projektu pracují.

Je to konkrétní realizace kroků plánování a organizace. Zde je třeba podniknout kroky k zahájení a pokračování vývoje.

Jedním z nejběžnějších akcí, které manažer odpovědný za projekt používá, je vedení skupiny, rozvoj managementu, vzdělávání, pomoc členům týmu při zlepšování jejich práce. Všechny tyto úkoly se nazývají provedení. Některé důležité aktivity v této fázi jsou:

  • Realizovat filosofii účasti všech členů projektu.
  • Řídit a vyzývat tým, aby co nejlépe poskytl projekt.
  • Motivujte účastníky.
  • Komunikujte efektivně.

Význam správního řízení

Administrativní proces je důležitý, protože pomáhá zjednodušit a dosáhnout cílů. V rámci společnosti nebo organizace se práce obvykle dělí na oddíly, odděluje se na funkce a manažeři nedosahují toho, aby byly úkoly prováděny. Totéž se děje v oblasti vzdělávání.

Správní proces poskytuje adekvátní řešení. Jedná se o soubor úkolů a činností, které lze provádět pouze současně.

Ty transformují vstupy do výstupů, poskytují možnost nového vývoje, dosahují pořádku a efektivity, výběru správných lidí k plnění zadaných úkolů a společné práce, která vede ke konečnému úspěchu..

Odkazy

  1. Administrativní proces. Obnoveno z easycoursesportal.com.
  2. Proces administrativního plánování. Alberto D.R. Salinas Zdroj: journals.sagepub.com.
  3. Co jsou obchodní administrativní procesy a postupy? Zdroj: wikifinancepedia.com.
  4. Základní funkce správy: Plánování, organizování, řízení a controlling. Zdroj: safaribooksonline.com.
  5. Fáze správního procesu. Obnoveno z akimoo.com.
  6. Administrativní proces. Obnoveno z academia.edu.
  7. Procesy organizace a řízení. Zdroj: sloanreview.mit.edu.