Profil výkonného tajemníka, nezbytné dovednosti a funkce



výkonný tajemník je zaměstnání nebo povolání, které slouží k maximální podpoře vysoce postavených zaměstnanců ve společnosti nebo organizaci. Bude to ten, kdo bude organizovat a udržovat plán vedoucích pracovníků a pomáhat jim provádět širokou škálu administrativních úkolů.

Cílem je přispět k celkové efektivnosti podnikání tím, že bude zajištěno, že všechny administrativní úkoly, které jsou mu svěřeny, budou prováděny včas a účinně. Tajemník je osoba, která poskytuje administrativní podporu. Mohou provádět úkoly, jako je psaní a archivování, odpovídání na telefon a přenos zpráv.

Na druhé straně výkonný tajemník nebo administrativní asistent také vykonává některé z těchto činností, spolu s koordinací kanceláří, výzkumem produktů, interakcí s dodavateli, objednávkami produktů a vytvářením databáze..

Výkonní sekretáři obvykle dostávají vyšší platy než sekretáři, protože vykonávají funkce na vysoké úrovni a urychlují produktivitu kanceláří.

Index

  • 1 Požadovaný profil
  • 2 Nezbytné dovednosti
  • 3 Funkce
    • 3.1 Povinnosti
  • 4 Odkazy

Požadovaný profil

- Bakalářský titul v oboru podniková ekonomika nebo příbuzné obory.

- Osvědčená zkušenost jako výkonný sekretář nebo podobná administrativní role.

- Musí být kompetentní v řízení Microsoft Office v integrálním způsobem av softwaru "back-office", například ERP systémy.

- Hluboké znalosti správy základních účetních úřadů a postupů, jakož i příslušná technická slovní zásoba, která je v oboru zpracovávána..

- Seznámení se základními metodami výzkumu a technikami podávání zpráv.

- Vynikající organizační a časové dovednosti.

- Vynikající komunikační a vyjednávací dovednosti.

- Integrita a důvěrnost.

Výkonní tajemníci musí být rychlí profesionálové s velkou kapacitou řízení času a multitasking schopností. Vedoucí pracovníci se mohou zaměřit na své manažerské odpovědnosti, aniž by se museli starat o další úkoly.

Mnozí manažeři se spoléhají na svého výkonného sekretáře, aby koordinovali každodenní úkoly a udržovali je na pořadu jednání. Jsou požadovány hodně takt a asertivita jako strážci času manažera.

Nezbytné dovednosti

Výkonní tajemníci musí být efektivní v základních dovednostech, jako je psaní, gramatika, pravopis a interpunkce, a mít zkušenosti s používáním kancelářského vybavení a běžných softwarových aplikací, jako je zpracování textu, tabulky a grafika..

Stejně tak musí mít vynikající schopnosti řídit čas a kapacitu, aby mohli účinně řešit různé odpovědnosti.

Na druhou stranu výkonný tajemník také potřebuje další kvality, jako je dobrý úsudek, diplomacie, diskrétnost a schopnost samostatně řešit problémy..

Potřebují silné komunikační dovednosti, aby mohli komunikovat s veřejností, psát zprávy a recenzovat publikace.

Poslouchejte aktivně

Musí vědět, že je třeba věnovat plnou pozornost tomu, co říkají jiní lidé, věnovat čas pochopení bodů, které se dělají, klást otázky podle potřeby a nepřerušovat v nevhodných časech.

Čtení s porozuměním

Úplné porozumění větám a psaným odstavcům v dokumentech souvisejících s prací.

Řízení času

Vědět, jak efektivně řídit svůj vlastní čas, stejně jako čas ostatních.

Vědět, jak mluvit

Mluvte jasně s ostatními lidmi, abyste mohli efektivně přenášet informace.

Psaní

Efektivně komunikujte písemně podle toho, co je nejvhodnější pro potřeby publika.

Kritické myšlení

Využití logiky a uvažování k identifikaci silných a slabých stránek alternativních řešení, závěrů nebo přístupů k problémům, které vznikají.

Proaktivní učení

Pochopit důsledky nových informací pro řešení problémů a přijímání současných i budoucích rozhodnutí.

Koordinace

Úprava akcí ve vztahu k činnostem druhých.

Přezkum

Přezkoumání a hodnocení výkonu sebe sama, jiných osob nebo organizací za účelem zlepšení nebo přijetí nápravných opatření.

Funkce

Výkonný tajemník může být zodpovědný za drobné peníze a účetnictví, ale může také spravovat rozpočet. Můžete publikovat články na webových stránkách, i když můžete také navrhovat a spravovat webové stránky.

Zadávání dat můžete provést v tabulce, kterou jste navrhli a použili pro funkce hlášení.

Výkonný sekretář může dohlížet na administrativní pracovníky. Často podává zprávy přímo generálnímu řediteli a může podporovat jednoho nebo více vedoucích pracovníků.

Odpovědnosti

Pozor na vedoucí pracovníky

- Udržujte agendu vedoucích pracovníků a pomáhejte při plánování schůzek, zasedání správní rady, konferencí atd..

- Zúčastněte se schůzek, abyste si připravili schůzky a minuty, pak je zkompilovat, přepisovat a distribuovat.

- Proveďte veškerá cestovní opatření pro vedoucí pracovníky: Nákup pasů, rezervace hotelů, dodání cestovních výdajů, řízení a přezkoumání příslušné dokumentace atd..

- Provádět pověřené vyšetřování, shromažďovat údaje a připravovat dokumenty nebo zprávy pro posouzení a prezentaci vedoucími pracovníky, výbory a představenstvy, jak jsou přiděleny..

- Zacházejte s důvěrnými dokumenty a ujistěte se, že jsou bezpečné a bezpečné.

Interní a externí interakce

- Přijímejte a filtrujte telefonní hovory a přesměrujte je na příslušnou osobu, pokud je to vhodné.

- Spravovat, určovat priority a distribuovat veškerou příchozí nebo odchozí korespondenci (e-mail, dopisy, faxy, balíčky atd.), Číst a analyzovat příchozí memoranda, prezentace a zprávy s cílem určit jejich význam a naplánovat jejich distribuci.

- Připravte si odpovědi na korespondenci obsahující rutinní dotazy.

- Sledujte využívání kancelářských potřeb a vyjednávejte podmínky s dodavateli, abyste zajistili, že objednávky budou výhodnější.

- Seznamte se s jednotlivci, zvláštními zájmovými skupinami a dalšími, za vedoucí pracovníky, výbory a správní rady.

- Vítáme návštěvníky a určujeme, zda by jim měl být umožněn přístup k určitým konkrétním lidem.

Administrativní podpora

- Uchovávejte archivované elektronické a papírové záznamy, které zajistí, že informace budou organizovány a snadno dostupné pro rychlé vyhledávání.

- Zpracovávat faktury, zprávy, dopisy, účetní závěrky a další dokumenty pomocí softwaru pro zpracování textu, tabulkových kalkulátorů, databází a / nebo prezentací, a také poskytovat odpovídající pomoc v účetnictví.

- Provádět obecné kancelářské úkoly, jako je udržování administrativních systémů a provádění základních účetních úkolů.

- Koordinační a přímé kancelářské služby, jako jsou záznamy a rozpočtová příprava, na pomoc vedoucím pracovníkům.

- Zavést a dohlížet na administrativní politiky a postupy jak pro zaměstnance úřadů, tak i pro organizaci.

- Prohlédněte si provozní postupy a postupy, abyste zjistili, zda lze provést zlepšení v oblastech, jako jsou pracovní postupy, postupy podávání zpráv nebo výdaje.

- Dohlížet a školit další administrativní pracovníky.

Odkazy

  1. Zpracovatelný (2018). Popis práce výkonného tajemníka. Převzato z: resources.workable.com.
  2. Beth Greenwood (2018). Rozdíl mezi tajemníkem a výkonným tajemníkem. Práce - Chron. Převzato z: work.chron.com.
  3. Plánovač kariéry (2018). Výkonný tajemník a administrativní asistent. Převzato z: job-descriptions.careerplanner.com.
  4. Hrvillage (2018). Výkonný tajemník Job Description. Převzato z: hrvillage.com.
  5. BSR (2018). Odpovědnost výkonného tajemníka. Převzato z: bestsampleresume.com