Příručka postupů společnosti Co to slouží, jak ji připravit

postupů společnosti Je to písemný dokument, který uvádí krok za krokem návod, jak dokončit zadání práce nebo jak se vypořádat s konkrétní situací, kdy na pracovišti vznikne. Obsahuje osvědčené postupy společnosti a popis hlavních obchodních procesů.

Tato příručka také obsahuje metody a standardy, jak by měla být práce prováděna. Vytvoření manuálu postupů umožňuje směřovat společnost k růstu, zjednodušit školení a usnadnit jeho schopnost škálování.

Tento manuál může být tříkroužkový pořadač, složka na sdílené síťové jednotce nebo automatizovaná verze publikovaná online pomocí a softwaru řízení postupů. Každý musí pochopit, z čeho je procedurální manuál vyroben a kde ho lze najít, když ho někdo potřebuje.

Psaní příručky k postupu vyžaduje, aby byly kroky zahrnuté do konkrétního procesu jasně pochopeny. Jak společnost roste, budou zapotřebí nové postupy. Manuál postupů může být také považován za knihovnu postupů.

V manuálu jsou uvedeny příklady postupů, které lze použít jako model pro nové provozní postupy. Všichni zaměstnanci organizace musí být vzděláváni v zásadách a postupech společnosti; vždy by měli mít okamžitý přístup k příručce postupu.

Index

• 1 Na co se používá??
• 2 Jak to udělat?
  • 2.1 Definovat centrální procesy
  • 2.2 Napište úvod
  • 2.3 Vytvořte vývojový diagram každého procesu
  • 2.4 Vyřídit postup jiné osobě, aby si jej přečetl
  • 2.5 Vytváření kontrolních seznamů a formulářů
  • 2.6 Začlenění do příručky postupů
• 3 Příklady
• 4 Odkazy

Na co to je??

S využitím dobře napsané příručky postupů může společnost efektivněji usnadnit školení nových zaměstnanců.

Kromě školení poskytuje procedurální příručka současným členům týmu zdroje, aby se naučili nejméně používané postupy a zajistili, že jsou prováděny se správnou formalitou, udržují kontrolu kvality..

Zaměstnanci musí pochopit, co se od nich očekává. Orgány dohledu potřebují příručku k řízení podnikových procesů. Dokumentováním standardů je sdělováno, co je důležité pro růst, kvalitu a spokojenost zákazníků.

Prostřednictvím politik a postupů, které ovlivňují funkční oblast, jsou pracovníci na frontě oprávněni činit efektivní a časově úsporná rozhodnutí.

Příručka pro účinné postupy poskytuje vhodné metody pro meziresortní komunikaci, umožňuje spolupracovníkům spolupracovat při řešení každodenních obchodních problémů, aniž by bylo nutné zbytečné zapojení orgánů dohledu..

Cílem této příručky postupů by mělo být uspořádání různých obsahů, které by odrážely způsoby a prostředky komunikace společnosti, poskytování služby nebo výrobu výrobku za co nejnižší cenu a v nejkratší možné době..

Má další výhodu udržení spokojenosti s prací a vysoké motivace zaměstnanců.

Jak to udělat?

Před vytvořením příručky je důležité pochopit rozdíl mezi politikou, centrálním procesem a postupem.

- Politika je soubor základních principů a souvisejících pokynů, formulovaných a uplatňovaných vedením organizace, k řízení a omezování jejích činností při dosahování dlouhodobých cílů..

- Základním procesem je sled vzájemně provázaných a propojených postupů, které v každé fázi spotřebovávají jeden nebo více zdrojů (čas zaměstnance, energii, stroje, peníze) ke konverzi vstupů na produkty. Tyto výsledky slouží jako vstupy pro další fázi, dokud není dosaženo známého cíle nebo konečného výsledku.

- Postup je sled činností nebo pevný průběh činností definovaný kroky (obsahujícími jasně definované počáteční a koncové body), které musí být provedeny ve stejném pořadí, aby bylo možné úkol přesně určit..

Definujte centrální procesy

Je třeba zvážit všechny centrální procesy, které má společnost. Začíná definováním, které procesy budou vymezeny a zmapovány v příručce postupů, čímž se vytvoří souhrn všech postupů, které mají být zahrnuty..

I když je možné, že každý proces není umístěn, je důležité stanovit ty nejzákladnější a nejdůležitější. Například, restaurace by mohla definovat centrální procesy, jak je konkrétní jídlo vyrobeno, ale stejně důležitý je proces čištění restaurace.

Musí být vytvořen seznam základních procesů, které musí být pokryty, aby každý mohl být po mapování integrován do příručky postupů. Schéma bude sloužit jako vodítko pro zajištění, že nezanecháte žádné úkoly, když začnete psát manuál.

Napište úvod

Uveďte stručný popis toho, co je obsaženo v příručce, která je přímo adresována lidem, kteří budou používat příručku, co čtenáři mohou očekávat při používání příručky a nejlepší způsob, jak příručku používat (tj. „Přečtěte si ji od začátku do konce“). konci "nebo" použít jako odkaz pro vyhledání postupů podle potřeby ").

Vytvořte vývojový diagram každého procesu

Každý proces je definován kroky nebo úkoly, které jsou nezbytné k jeho dokončení. Pokud je krok vynechán, mohlo by to znamenat ztrátu nebo zpoždění objednávky nebo chybný koncový produkt. Vytvoření vývojového diagramu je definování pracovního postupu.

Pro dokončení manuálu musíte začít s jedním procesem najednou: začněte s prvním procesem schématu. Jsou popsány kroky nezbytné k dokončení procesu, poté jsou údaje vráceny a podrobnosti jsou zapsány pro každý krok.

Musíte se ujistit, že každý krok je jasný a výstižný. Každý krok by měl poskytnout dostatek podrobností, aby se každý mohl řídit pokyny.

Předpokládejme například, že postup pro prodejní proces je vytvářen požadavkem na Internetu. Nejprve je vytvořen vývojový diagram o tom, jak je potenciální zákazník zpočátku kontaktován poté, co požádal o informace: telefonicky, e-mailem nebo textovou zprávou.

Pokud nemohl být prospekt kontaktován zpočátku, vypočítá se, kolikrát prodejní tým sleduje, se specifickými skripty pro každý kontakt.

Když je klient kontaktován, je přiřazen jiný skript, stejně jako sada následných kroků, v závislosti na tom, zda klient produkt koupil nebo se rozhodl počkat..

Dejte postup někomu jinému, abyste si ho mohli přečíst

Je důležité mít spolupracovníka nebo někoho, koho znáte, číst a řídit se pokyny tak, jak jsou napsány. Tato osoba může poskytnout cenné komentáře, pokud existují kroky, které byste nemohli dokončit nebo nerozuměli.

Procedura je laděna na základě komentářů. Je možné, že budete muset pokyny přepsat, upravit nebo přidat.

Vytvořit kontrolní seznamy a formuláře

Pro každý proces je pro členy týmu snazší sledovat formulář nebo kontrolní seznam. Proto musí být vyvinuta detailní šablona založená na mapovaném procesu.

Pokud potřebujete, aby klient zadal konkrétní informace, musíte se ujistit, že šablona má všechny požadované informace prezentované stručně..

Nemělo by se předpokládat, že členové týmu si pamatují všechno, co proces naznačuje, zejména když klient sedí před nimi. Kontrolní seznamy a formuláře by měly být integrovány jako příloha vývojového diagramu a kroků procesu.

Integrujte jej do příručky postupů

Poté, co byl každému procesu přiřazen vývojový diagram a byly vytvořeny všechny šablony podpůrných dokumentů, jsou integrovány do úplné příručky postupu. Příručka je organizována na základě oddělení.

Manuál postupů by mohl mít například sekce „Prodej“, „Operace“ a „Distribuce“. Každá sekce je rozdělena na centrální procesy tohoto oddělení, obecně v pořadí, v jakém je každý centrální proces prováděn v obecném poskytování produktů..

V sekci "Distribuce" můžete mít několik hlavních procesů, například "Získat objednávku", "Balení pro doručení", "Odeslání" a "Následná kontrola".

Příručka postupů je uspořádána s obsahem a každý postup je zřetelně označen tučným nadpisem názvu.

Zahrnuje obal s názvem příručky, obsahem, úvodem a postupy v pořadí podle obsahu.

Pro členy týmu by mohly být umístěny i záložky, aby si snadno přečetli příručku, aby jim pomohli najít příslušné postupy ve svých odděleních..

Nakonec jsou kopie zhotoveny a distribuovány. Je třeba podporovat průběžnou zpětnou vazbu av případě potřeby aktualizovat příručku. Měla by být k dispozici příručka ve vymezené oblasti každého funkčního místa s použitím zásad a postupů.

Příklady

-Příručka pro vaření hamburgerů specifickým způsobem.

-Příručka o tom, jak jednat v případě požáru, zemětřesení nebo přírodní katastrofy.

-Příručka o tom, jak jednat v reakci na stížnosti zákazníka nebo na agresivního zákazníka.

-Manuál k provedení procesu výběru personálu.

-Manuál pro práci v restauraci.

Odkazy

1. Kimberlee Leonard (2017). Jak zapisuji do příručky Standard Operations Procedures? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Co je manuál a postupy? Bizmanualz Převzato z: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definice příručky postupů. Převzato z: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Jaký je účel příručky? Bizmanualz Převzato z: bizmanualz.com.
5. Šablona Lab (2018). 37 Šablony nejlepších standardních operačních postupů (SOP). Převzato z: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). PŘÍRUČKA 8-KROK PRO STAV STANDARDNÍHO PROVOZNÍHO POSTUPU. Lern. Převzato z: blog.lern.org.